Publiée le 18 juin
Mission du poste
À propos de CDG31 / Service Intérim Territorial Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 24 kms au nord de Toulouse , un(e) chargé(e) d'accueil / état civil à temps non complet en CDD. Le poste ACCUEIL, ETAT CIVIL Accueil physique et téléphonique Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques Renseigner les administrés Orienter les administrés vers le service compétent Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires Délivrer des documents administratifs Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc… Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie Faire les photocopies Tenir la régie des photocopies Gérer les tableaux d’affichage Mise à jour du site internet et du panneau lumineux Etat civil – relations citoyens Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (permis de conduire, certificat d’hébergement, certificat de vie, sortie de territoire, recensement militaire, etc…) Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat civil et population Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès, etc…) Délivrer les permis d’inhumations/exhumations Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc) Contrôler l’authenticité des attestations fournies Tenir à jour les registres d’Etat Civil Délivrer les demandes des extraits du registre Contrôler le droit à l’acte des demandeurs Préparer les baptêmes civils et mariages Etablir les rectifications rectificatives et reconstitution d’actes Etablir les « attestations d’accueil » pour l’hébergement d’étranger en France Recensement militaire et de la population Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national Mettre à jour les fichiers relatifs à la population Gestions des élections Accueillir et renseigner le public : procéder aux inscriptions, radiations ou modifications des données électorales Tenir à jour les listes électorales Contacter et échanger des informations avec les services de la Préfecture Gestion du courrier Courrier arrivée Enregistrer le courrier Transmettre tout document à l’enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée Courrier départ Affranchir le courrier Apporter le courrier à la Poste Associations Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels Planifier l’occupation/la location des salles communales Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment Réceptionner les chèques pour la location des salles Enregistrer la remise et le retour des clés des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés Réaliser les conventions de mise à disposition Cimetière Renseigner les familles Gestion du registre Réflexion et élaboration d’un règlement intérieur Profil recherché Vous justifiez d’une expérience significative dans un poste similaire, au sein d’une collectivité territoriale ou d’une administration publique. Une première expérience en accueil physique et téléphonique ainsi qu’en gestion administrative est indispensable. Une connaissance des procédures d’état civil et des démarches administratives (recensement militaire, élections, etc.) serait un atout majeur. Vous faites preuve d’un excellent relationnel, d’une grande discrétion et d’un sens aigu du service public. Votre aisance à l’oral comme à l’écrit, votre rigueur et votre organisation sont des qualités essentielles pour ce poste exigeant précision et polyvalence. La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion administrative) est requise. Une expérience avec les logiciels de gestion d’état civil ou de gestion des élections serait un plus (Berger-Levrault) Compétences comportementales : Sens du contact et diplomatie Autonomie et réactivité Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités Rigueur et méthodologie Adaptabilité et patience Connaissances et savoir-faire : Connaissance des règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale Maîtrise des procédures administratives et des démarches d’état civil Connaissance des règles de sécurité et de confidentialité liées à la gestion des données personnelles Sens de l’initiative et capacité à proposer des améliorations organisationnelles
