Assistant de direction f/h

• Définition du poste

L’assistant(e) de direction :

Organise pour le ou les Directeur(s) de l’établissement le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

• Assiste le ou les Directeur(s) de l’établissement et assure leur secrétariat afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation des réunions, des Comités de Direction, des instances, accueil…).
• Assure le reporting des informations aux directeurs concernés
• Priorise et anticipe les besoins de chaque direction fonctionnelle et organise les RDV et les réunions en concordance avec les disponibilités de chacun
• Organise la gestion logistique pour les différentes directions (déplacements professionnels, organisation de réunions…).
• Organise et coordonne les informations internes et externes, garantissant le bon fonctionnement de de l’établissement.
• Description des activités du poste :

Organisation Permanente de la vie professionnelle du directeur, prise de rendez-vous / gestion des agendas

• Accueil téléphonique et physique des personnes (patients, usagers, familles, professionnels, etc.)
• Secrétariat de la Direction, prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Suivi des projets et activités de la Direction
• Gestion des reportings internes :
• Gestion et traitement du courrier postal et électronique
• Gestion et organisation des instances en lien avec les secrétariats des directions fonctionnelles concernées :
• Organisation des évaluations de l’équipe de direction:
• Organisation des Comités de Direction :
• Gestion des astreintes et congés de l’équipe de direction :
• Accueil et gestion de l’arrivée des stagiaires de direction
• Participation cellule de crise/plan blanc

Lors de l’absence d’une l’assistante de direction:

Coordination entre les assistantes pour garantir la continuité de service

Profil recherché :

QUALITES GENERALES ATTENDUES

(Aptitudes, qualités et comportement professionnel)

Savoirs :

· Organisation d’un hôpital (services, directions, pôles d’activités

· Acteurs hospitaliers internes (médecins, directions, cadres…) et externes (ARS, DGOS, DREETS…)

· Fonctionnement du système de santé

· Règles juridiques ou règlementaires de base

Savoir-faire :

· Accueil et orientation des personnes

· Définition/adaptatation d’un plan de classement et d'archivage, d’un système de gestion documentaire

· Gestion des agendas complexes

· Garantie de la confidentialité des informations, des documents de diverses natures

· Capacité rédactionnelle, mise en forme des notes, documents, courriers, relevés de décision, compte-rendu divers

· Aisance verbale auprès d'une ou plusieurs personnes

· Travail en équipe pluridisciplinaire / en réseau

· Maitrise des outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

· Réactivité, aptitude à prendre des décisions et à en rendre compte

· Prise d’initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques

Savoir-être :

· Sens des responsabilités, discrétion et gestion d’informations sensibles

· Comportement professionnel : absence de jugement, intégrité, ouverture d’esprit, respect, honnêteté, loyauté, respect de l’autorité

· Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience, maîtrise de soi

· Curiosité intellectuelle

· Dynamisme et créativité dans l’exercice professionnel

· Représentation et valorisation de l’image institutionnelle

PRE REQUIS SPECIFIQUES POUR LE POSTE

Niveau d’études :

BTS support à l’action managériale / assistante de gestion / assistante de direction / Baccalauréat professionnel gestion administration

Expérience professionnelle souhaitée

Connaissance de l’environnement hospitalier