Assistant(e) de service h/f

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons un(e) Assistant(e) en CDI pour le Service Technologies Sans Fil (STSF), qui regroupe environ 110 ingénieurs chercheurs spécialisés dans les communications sans fil de nouvelle génération.

Véritable pilier organisationnel du service, vous jouez un rôle clé d’interface et de support auprès des équipes et du chef de service, dans un environnement scientifique international, à travers les différents axes de votre mission :

Support administratif et organisationnel du service

* Assurer la gestion administrative et organisationnelle du service (processus admin, outils, suivi).
* Gérer les outils de communication interne (listes de diffusion, diffusion d’informations)
* Accueillir et orienter les interlocuteurs internes, visiteurs et nouveaux arrivants.
* Contribuer à la fluidité du fonctionnement quotidien du service et à la qualité de l’environnement de travail.

Organisation & logistique

* Organiser les réunions, séminaires et événements du service (réunions internes, soutenances de thèse, réunions clients, visites de partenaires).
* Assurer la gestion des missions et déplacements professionnels (ordres de mission, réservations, aide à la liquidation).
* Suivre des actions transverses : inscriptions à des conférences, visibilité des procédures, gestion des moyens généraux.


Assistance au chef de service

* Assurer la gestion de l’agenda du chef de service.
Préparer et suivre les réunions structurantes (AG de service, revues de projets, réunions externes).
* Participer à la préparation de supports de présentation et à la mise en forme de documents (présentations, indicateurs).
* Rédiger, à la demande, des comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions associées.

Actions transverses du département

* Participer à la dynamique collective des assistantes du département et apporter un appui selon les périodes d’activité.