Par délégation et sous l'autorité du responsable de scolarité et en lien avec le directeur des études, le gestionnaire de scolarité réalise des actes de gestion administrative dans le cadre du cursus de formation d'ingénieur pour la 1ère année, depuis l'admission des candidats, jusqu'à la diplomation, dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Activités principales
Mettre en œuvre les opérations d'admission, de recrutement, d'inscriptions administratives et d’inscriptions pédagogiques : Configuration et suivi de la campagne d'admission (application "maison" FSA2)
Organisation des inscriptions administratives en collaboration avec le/la responsable de service : mise en place de la chaîne d’inscription, planification des dates d’ouverture et fermeture, supervision fonctionnelle du/de la vacataire de la chaîne d’inscription et formation des autres gestionnaires qui en ont besoin.
Enregistrement (dans Apogée) des choix optionnels en cours de scolarité.
Préparer les épreuves et les examens : Élaboration du calendrier des épreuves de sessions normales et de rattrapage ; Gestion des sujets d’examens ; Organisation des séances et des surveillances d'examen
Recensement des heures de surveillances à payer et transmission pour paiement.
Préparer les jurys de sanction d’études et assurer le suivi des décisions : Récupération et saisie des notes ; participation aux séances de jury ; Édition et communication aux élèves des relevés de notes.
Assurer l’accueil des élèves : Renseignements et réponses aux demandes des élèves, éditions d’attestations.
Être référent et interlocuteur des élèves (ingénieurs et masters) pour les dossiers sociaux : Conseils, orientation et aide aux élèves pour la constitution des dossiers à caractère social ; Recueil, vérification et transmission pour leur instruction des dossiers de demandes d'exonérations et d'aides exceptionnelles.
Participer aux missions globales du service : Participation à des opérations préalables à la rentrée (campagnes d’envois en nombre, etc.) ; Participation à la chaine d'inscriptions administratives ; Apport d'éléments de réponse (type indicateurs) pour les enquêtes.
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