Gestionnaire administrative et financière de la formation continue - eafc nancy (h/f)

MISSION 1
Gestion administrative des formations des personnels enseignants :
- créer les sessions de formation
- convoquer les stagiaires et les formateurs dans les délais requis
- préparer les documents nécessaires (feuille d'émargement, fiche de rétribution...) et gérer leur retour dans des délais acceptables
- gérer les absences et présences
- secrétariat (lettres de relance, accueil téléphonique)

MISSION 2
Gestion financière des stages des personnels du second degré :
- saisie du budget dans GAIA
- saisie des vacations pour les intervenants
- remboursement des frais de déplacements des stagiaires et formateurs, dans les meilleurs délais
- mettre à jour le suivi gestionnaire

MISSION 3
Participation aux réunions de traitement de l'offre à toutes les étapes. Travail en étroite collaboration avec les CIF de chaque thématique :
- mise à jour des dispositifs dans l'application GAIA si changement
- gestion des présents
- Actualisation des dispositifs en fin d'année

Conditions particulières d'exercice :

TECHNICITÉ
- Maîtriser les applications de gestion administrative et financière : GAIA, SOFIA-FMO, EPP, les logiciels de secrétariat et le courrier électronique

RISQUES DU POSTE
- Utilisation de plusieurs imputations budgétaires : vigilance accrue (BOP 140-141 et 214)
- Relation directe avec les usagers, accueil bienveillant et capacité d'écoute indispensables

DIFFICULTÉS ET CONTRAINTES DU POSTE
- Vérifier suffisamment tôt les informations recueillies pour convoquer les stagiaires dans les délais, savoir anticiper
- Être capable de réactivité en période de forte charge
- S'assurer du retour des ordres de mission, des listes d'émargement et états de frais pour effectuer le remboursement
- Dysfonctionnements informatiques ou réseaux lors des formations à distance

Profil recherché :

Les savoirs :
- connaissance du système éducatif notamment l'organisation des services académiques et des EPLE
- connaissance du Programme Académique de Formation
- connaissance de la réglementation dans le domaine concerné

Les « savoir-faire »
- maîtriser le logiciel de gestion : GAIA
- savoir planifier son travail
- maîtriser les techniques de secrétariat
- maîtriser les modalités techniques liées à la formation à distance (VIA, M@gistère)

Les comportements professionnels :
- sens de la communication et du relationnel
- esprit d'équipe
- rigueur et méthode