Attaché(e) de direction (f/h)

Vos missions en quelques mots Groupe RIFSEEP : 3 La DEETS de Mayotte recrute un/une attaché(e) de direction, en charge du secrétariat général. Rattaché(e) à la directrice de la DEETS, il/elle assure le suivi de son agenda et lui rend compte de la gestion administrative courante. Il/elle est responsable de son planning et veille à la préparation de l'ensemble des réunions internes et externes auxquelles elle doit participer. A cet effet, il/elle collecte et priorise au quotidien l'ensemble des sollicitations de rendez-vous et de déplacements qui lui sont adressées pour les soumettre à son arbitrage. Il/elle relève quotidiennement la messagerie institutionnelle et s'assure des suites données. De même, il/elle formalise les propositions de réunion dont la directrice a l’initiative et s'assure de la disponibilité des participants requis. Pour chaque réunion et déplacement, il/elle prépare un fond de dossier contenant les différents éléments utiles aux échanges et s'assure de leur mise à disposition dans les délais prescrits. Le cas échéant et à la demande de la directrice, il/elle assure le secrétariat de réunions spécifiques et en fournit la synthèse. Il/elle supervise l'attribution aux services et Pôles concernés de l'ensemble des courriers reçus et s'assure de leur correcte prise en charge. Il/elle suit les affaires courantes de la direction, notamment les déplacements et les événements institutionnels. Il/elle prépare les éléments de langage et tout support concourant à la communication de la direction, en lien avec les services concernés. Il/elle est garant du bon fonctionnement du comité de direction. A ce titre, il/elle programme ses réunions, soumet les propositions d'ordre du jour et prépare les éléments de présentation nécessaires; il/elle rédige un compte-rendu des échanges ainsi que des décisions prises et fait un état régulier des suites données. En tant que de besoin, il/elle collecte les livrables attendus par la direction et coordonne la transmission de l'information aux différentes parties prenantes en s'assurant du respect des échéanciers fixés. Pour l'ensemble des affaires et dossiers en cours, il/elle veille au respect des délais de traitement et identifie toute situation nécessitant l'attention de la direction, dans la perspective d'un fonctionnement fluide et tourné vers la qualité du service rendu. Dans ses différentes missions, il/elle contribue au pilotage de la structure et constitue un maillon essentiel entre la directrice et son équipe de direction; il/elle est également un point d'entrée pour la gestion de son agenda, de manière à optimiser son action au quotidien. Profil recherché E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d’autres agents, être référent dans le domaine. M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat. A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements. N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…) Connaissances : Maîtrise des outils de gestion et de reporting : E Capacité rédactionnelle (production de notes, synthèses, éléments de langage, courriers administratifs) : E Capacité à gérer plusieurs projets simultanément : E Sens de la confidentialité et discrétion absolue : E Capacité d'analyse et de synthèse : M Qualité du relationnel et aisance en communication : M Fonctionnement de l'administration, circuits décisionnels et rôle des services : M Savoir-être : Indiquez au moyen de en fonction des attentes - Aptitude au reporting - Sens des relations humaines - Capacité d’'adaptation - Autonomie - Rigueur dans l'’exécution des tâches - Réactivité Savoir-faire : - Travail en équipe - Capacité d’analyse - Expression écrite - Expression orale - Rechercher une information nécessaire au traitement d’un dossier - Être force de proposition - Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes/répondre aux demandes Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Directrice de l'économie de l'emploi du travail et des solidarités de Mayotte :nafissata.mouhoudhoir Responsable du contrôle de gestion, de l'audit et du pilotage des programmes : stephane.labonne@deet