Assistant-e administratif-ve, secrétariat général et elus (h/f)

La municipalité de Chantepie recrute en renfort un-e assistant-e administratif-ve pour le Secrétariat Général et auprès des Elus.

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous assurerez le secrétariat de la Direction Générale des Services et des Elus dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Assurer la gestion du secrétariat général - 80% du poste :
Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires,
Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec les partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs),
Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services),
Mise à jour des agendas au regard des manifestations,
Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs,
Secrétariat des élus (courriers),
Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi,
Gérer l'information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc,
Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées,
Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre),
Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions),
Assurer le suivi formation des élus,
Gestion de la documentation pour les services et les élus,
Enregistrement et transmission des notes de frais,
Préparation des bons de commande pour le service,
Gestion du matériel informatique, du parc de voitures,
Appui administratif et logistique au service Vie Associative et Culturelle - 20% du poste :
Renfort régulier au Service, tel que : gestion des demandes de subventions des associations, appui occasionnel à la préparation d'évènements,

Missions secondaires :

Remplacement et/ou renfort auprès de l'Assistante de Direction, tel que : appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux,
Assurer un suivi de l'amélioration du tri dans les bâtiments.

TALENT RECHERCHÉ :

Vous disposez d'une formation minimum de niveau bac en administratif,
Vous avez connaissance du fonctionnement d'une collectivité et du travail en lien avec les élus,
Vous êtes à l'aise en expression écrite, en rédaction et communication orale,
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de bureautiques,
Vous avez une aisance avec les démarches administratives,
Vous avez une appétence pour le domaine juridique qui serait appréciée,
Vous concevez et mettez à jour des tableaux de bord,
Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser,
Vous connaissez le fonctionnement du contrôle de légalité (Mégalis) et Berger Levrault.