Office manager f/h - administration, gestion, organisation (h/f)

Descriptif du poste:

Notre client, un multi Family Office, recherche son futur Office Manager F/H basé à Paris.
Au sein d'une structure de 7 personnes, vous aurez un rôle clé et central dans la gestion administrative, le soutien aux collaborateurs et l'organisation du bureau.

Missions :

Assistanat du Président

Suivi administratif de la société :
* Déclaration annuelle type DARES
* Suivi des contrats fournisseurs
* Mise à jour et classement de la documentation obligatoire

Suivi comptabilité :
* Complétude mensuelle des tableaux de trésorerie (3 entités)
* Téléchargement des pièces ACHAT
* Transfert pièces comptables CEGID + suivi des dépôts cabinet comptable
* Récupération des justificatifs

Banque :
* Suivi des soldes et virements, anticipation intragroupe
* Téléchargement relevés bancaires (3 entités)
* Téléchargement et contrôle du relevé Revolut
* Saisie virements / règlements

Facturation clients :
* Etablissement et envoi des factures mensuelles
* Régularisation des factures intragroupes
* Facturations partenaires
* Suivi commissions partenaires, échanges et relances

Ressources humaines :
* Gestion administrative du personnel
* Assistance au recrutement
* DPAE avec la paie + suivi process recrutement
* Dossiers mutuelle/prévoyance
* Saisie mensuelle des variables de paie
* Alimentation cartes Swile
* Gestion congés et planning absences
* Documents d'entretiens annuels
* Recrutement apprentis et stagiaires, suivi conventions
* Mise à jour documentation obligatoire

Juridique :
* Rédaction et anticipation des mouvements commerciaux, salariaux, clients, partenaires
* Documentation post-clôture (3 entités)
* Suivi conventions intra-groupes
* Suivi conventions apporteurs + facturation post-clôture

Réglementaire & Conformité :
* Suivi actualité CNCGP
* Mise à jour documentation réglementaire
* Formation LCBFT, organisation points de contrôle
* Tenue des registres

Relations partenaires

Gestion des services généraux

Organisation d'évènements

QVT

Profil recherché:

* Solide expérience similaire, minimum 5ans, au sein d'une structure à taille humaine, sur un poste très polyvalent
* Organisation, rigueur, bon relationnel, sens du service, envie d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant
* Maîtrise de Payfit et Cegid, des outils informatiques, des logiciels de comptabilité
* La pratique de l'anglais serait un plus

Poste en CDI basé à Paris 16ème
Rémunération 50-60 k€ selon profil
Participation et Intéressement, chèques vacances, loisirs etc.
Télétravail après période d'intégration, 1 ou 2 jours / semaine