Assistant(e) de direction

Vos missions en quelques mots Le secrétariat de direction constitue un rouage essentiel du fonctionnement de la DDTM. Des liens étroits et de confiance doivent être tissés entre le titulaire du poste et l'équipe de direction, les secrétariats de la DDTM, les secrétariats du corps préfectoral. Le poste est stratégique pour la structure, nécessite une grande réactivité, des qualités relationnelles et des capacités d'organisation. Le secrétariat de direction exerce ses missions sous l'autorité directe des directeurs, en lien et au profit, en tant que de besoin, des chef et chargés de mission rattachés à la direction et des référents territoriaux. Vos missions : - Suivre les dossiers et commandes préfecture, dont le dossier de bilatérale - Prendre en charge le document de bilatérale mensuel entre le préfet et la DDTM - Assurer la diffusion d'informations y compris via la publication sur l'intranet - Préparer les dossiers de réunions direction - Si nécessaire produire le CR du CODIR - Gérer l'agenda des trois directeurs - Effectuer l'accueil téléphonique et physique - Organiser les déplacements - Gérer des courriers « arrivée » et « départ », signalés et suivis, - Suivre les parapheurs, - Mettre à jour les annuaires de contact - Utiliser les logiciels : CASPER, CHORUS DT - Suivre les besoins matériels de la direction (UGAP) - Gérer les cartes achat des directeurs Profil recherché Compétences techniques : - Maîtriser les outils de bureautiques et informatiques - Connaître les circuits internes et externes notamment courrier (DDTM,Préfecture) - Connaître le service, les responsabilités de chacun - Connaître l'environnement du service et des principaux interlocuteurs - Connaître la réglementation du service - Connaître les règles de classement et d'archivage Compétences transversales : - Avoir le sens du travail en commun - Être organisé, réactif, dynamique et discret - Savoir hiérarchiser les informations - Connaître et utiliser la charte bureautique - Rédiger des courriers simples - Suivre les différents délais, anticiper et alerter - Savoir travailler en réseau - Continuité de l'accueil et du service Compétences relationnelles : - Accueil, écoute, communication, courtoisie et diplomatie - Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs - Savoir rendre compte Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter eric.lefebvre@alpes-maritimes.gouv.fr sylvain.houpin@alpes-maritimes.gouv.fr