Assistante de direction polyvalente (h/f)

FICHE DE POSTE - ASSISTANTE DE DIRECTION
Intitulé du poste
Assistante de direction / Assistante administrative BTP
Rattachement
- Direction de l'entreprise
- Collaboration étroite avec les conducteurs de travaux et chefs de chantier
Mission principale
Assurer le bon fonctionnement administratif, social et organisationnel de l'entreprise, en accompagnant les dirigeants dans la gestion quotidienne, le suivi des équipes terrain et la coordination des activités.
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Responsabilités et activités
Gestion administrative générale
- Accueil téléphonique et gestion des courriels
- Gestion de l'agenda et des déplacements des dirigeants
- Rédaction et suivi des courriers, contrats, dossiers administratifs
- Classement et archivage des documents (chantier, personnel, fournisseurs)
Gestion du personnel et pointage
- Collecte, vérification et saisie des pointages salariés (chantier / atelier)
- Suivi des heures travaillées, heures supplémentaires, absences et congés
- Transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable
- Suivi des contrats de travail, DPAE, visites médicales, attestations
- Gestion des intérimaires (relevés d'heures, facturation)
Suivi administratif des chantiers
- Préparation des dossiers de chantier (marchés, devis, bons de commande)
- Suivi des situations de travaux et facturation clients
- Suivi des assurances, garanties et documents obligatoires (URSSAF, K-bis, assurances)
- Interface avec les conducteurs de travaux et chefs de chantier
- Relance clients
- Gestion des déplacements des salariés
Relation fournisseurs et partenaires
- Suivi des commandes et factures fournisseurs
- Contrôle des bons de livraison
- Relation avec comptable, banque, organismes sociaux et clients
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Compétences requises
Savoir-faire
- Bonne connaissance du secteur du bâtiment et de ses contraintes
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de pointage / gestion BTP
- Capacité à gérer les priorités et les urgences chantier
- Connaissance de la paie et de droit social très appréciées
Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et fiabilité
- Autonomie et polyvalence
- Bon relationnel avec les équipes terrain
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Profil recherché
- Formation : Bac à Bac +2 en gestion, administration ou assistanat
- Expérience : Expérience souhaitée en PME, idéalement dans le bâtiment 4 ans
- Permis B
- Rédaction irréprochable
- Anglais : niveau correcte (écrit et oral)