Secrétaire médicale (h/f) addictologie

RESPONSABILITÉS :

Au sein du Pôle Urgences et Soins Critiques du GHRE, le service d'Addictologie recrute au niveau territorial une Secrétaire médicale (H/F) pour exercer à temps partiel (80 %), notamment au sein des Equipes de Liaison et de Soins en Addictologie (ELSA) et au sein des Centres de Soins, d'Accompagnement et de Prévention en Addictologie (CSAPA).
La secrétaire médicale effectue l'ensemble des tâches d'un secrétariat médical et doit maitriser l'ensemble des activités de son poste en toute autonomie ; elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient.

ACTIVITES PRINCIPALES
Au sein de l'ELSA territoriale, des Consultations d'Addictologie, des CSAPA et de l'Hôpital de Jour territorial, la secrétaire médicale travaille du lundi au vendredi pour :
• Assurer un accueil téléphonique, répondre aux demandes d'information, orienter les appels, fixer des rendez-vous, renseigner les patients et les familles
• Gérer les e-mails reçus sur la messagerie sécurisée
• Assurer le traitement des bons de demande de consultations
• Enregistrer des données à visée statistique. (logiciel STATELSA)
• Gérer et organiser des rendez-vous pour les consultations, préparer les dossiers, assurer la saisie informatique, sauvegarder les données (logiciel spécifique Gispac)
• Gérer et classer les dossiers administratifs et médicaux des patients, archiver dans le respect de la réglementation des dossiers patients
• Saisir et mettre en forme des courriers médicaux, des synthèses de réunions, des tableaux, des rapports, des protocoles spécifiques
• Préparer des dossiers pour les différentes réunions, assurer la prise de notes et rédiger des comptes rendus
• Participer à la gestion des protocoles sur le logiciel ENNOV
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier
• Gérer les commandes de fournitures de bureau
• Gérer et tenir à jour des documents d'information (plaquettes).

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Poste mis à la vacance à temps partiel (80 %), du lundi au vendredi
Lieux de travail : Sites Hospitaliers du GHRE et CSAPA

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme requis ou souhaité
Baccalauréat professionnel de secrétariat ; Baccalauréat ST2D ; Titre Professionnel de Secrétaire Assistant Médico-Social ; BTS SP3S.

Expérience et compétences
• Expérience significative en secrétariat médical, idéalement dans la fonction publique hospitalière
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Intranet, messagerie Outlook)
• Savoir gérer des dossiers multiples et établir des ordres de priorité
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir réaliser un accueil physique et téléphonique de qualité ; si nécessaire, gérer les situations de crise.

Qualités
• Sens du relationnel et maîtrise de soi avec une capacité à travailler dans l'urgence
• Bonne capacité d'écoute pour répondre aux besoins des utilisateurs et des différents acteurs
• Rigueur et sens de l'organisation
• Qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire) et maîtrise d'une technique de prise de notes rapide
• Capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe
• Discrétion et confidentialité.