Assistant administratif h/f

Le Pôle Léonard de Vinci est composé de 4 établissements d’enseignement supérieur délivrant des diplômes reconnus qui couvrent des champs disciplinaires complémentaires : une école de management, l’EMLV ; une école d’ingénieurs, l’ESILV, une école du digital, l’IIM et un centre de formation continue, De Vinci Executive Education. Celles-ci ont fait naitre de 3 centres de recherche : De Vinci Research Center (DVRC), l’Institute for Future Technologies (IFT) et l’Institut des Crypto-Actifs (ICA). En 2025, il compte 10 500 étudiants et apprenants au sein de ses 4 écoles, 24 000 diplômés et 490 collaborateurs. Créées en 1995, les écoles sont historiquement rassemblées sur Paris-La Défense, et depuis 2022 à Nantes, et dès septembre 2025 à Montpellier. Les campus s’organisent autour de valeurs communes que sont l’hybridation, la professionnalisation, l’internationalisation, l’ouverture sociale et le sport. L’hybridation est le résultat de la transversalité qui existe entre les écoles : cours & projets en commun, développement progressif et intensif des soft skills, incubateur, FabLab, vie associative, activités sportives, double-diplômes… Ingénieurs, managers, designers apprennent à vivre et à travailler ensemble au-delà des frontières de leur propre cursus.

Avantages :

* Tickets restaurants
* Mutuelle
* Remboursement des transports à 75%
* Chèques cadeaux
* Plan d'épargne entreprise
* participation




🎯 Vos missions :

Au sein du De Vinci Research Center (DVRC), laboratoire commun aux écoles réunissant plus de 120 enseignants-chercheurs, vous contribuez activement au bon fonctionnement et au rayonnement des activités scientifiques. Dans un contexte de structuration et de développement de la recherche, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) rattaché(e) aux Directeurs de la recherche de l’EMLV et de l’ESILV.


🗂️ Gestion administrative du DVRC

* Mettre à jour les listes des enseignants-chercheurs, doctorants, post-doctorants et stagiaires.

* Vérifier, transmettre et suivre les ordres de mission et notes de frais, en France et à l’international.

* Veiller à la bonne application des procédures et au suivi administratif courant du laboratoire.


📚 Gestion des publications et projets financés

* Vérifier l’éligibilité des publications et émettre les courriers relatifs aux primes de publication.

* Assurer le suivi des projets financés et de leurs livrables, en lien avec le Responsable de la Recherche Partenariale.

* Contrôler les dépenses des projets et coordonner les échanges avec la Direction financière.


📊 Suivi budgétaire et organisation d’événements scientifiques

* Gérer administrativement les contrats de recherche et contribuer au suivi budgétaire.

* Organiser les instances et événements du DVRC (COPIL, Conseil Scientifique, journée de rentrée…).

* Participer à la coordination avec les services transverses et à la visibilité scientifique du laboratoire.



Issu(e) d'une formation supérieur Bac +2/3, vous connaissez le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche, et êtes à l’aise avec les outils administratifs. Organisé.e et doté.e d’un bon sens du service, vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle avec efficacité.

Vous maîtrisez Excel, avez de solides compétences en rédaction administrative et une très bonne maîtrise de l’anglais. Votre aisance relationnelle et votre autonomie feront la différence au quotidien.

Fidèle à ses engagements en faveur de la diversité et de l’inclusion, le Pôle Léonard de Vinci veille à offrir un cadre de travail ouvert et bienveillant, où chacun peut s’épanouir pleinement. Ce poste est ouvert à toutes et tous. Nous accueillons avec attention les candidatures de personnes en situation de handicap et étudierons les solutions d’aménagement adaptées aux besoins spécifiques.

📍 CDI à temps plein, basé à Paris La Défense, est à pourvoir dès que possible.