Contexte du projet
La SGP recherche un(e) assitant(e) de direction !
Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine, où les collaborateurs et collaboratrices experts de leurs domaines pilotent et coordonnent avec fierté les projets de transport de demain : le Grand Paris Express et les projets de Services Express Régionaux Métropolitains.
Rattaché(e) à la Directrice des Ressources Humaines, l'Assistant(e) de Direction et Ressources Humaines assiste la Directrice dans le bon déroulement de son quotidien, ainsi que les équipes de la DRH, afin d'assurer le bon fonctionnement interne de la Direction des Ressources Humaines.
Ses fonctions l'amènent à connaître parfaitement chaque direction de la Société des grands projets et tous les rouages qui assurent son fonctionnement. Vos missions
Vous contribuez à la réalisation des missions suivantes :
ASSISTANCE DE DIRECTION :
- Gère l'agenda de la Directrice des Ressources Humaines
- Accueille physiquement les rendez-vous
- Prépare et organise la logistique des différents événements et rendez-vous de la Directrice des Ressources Humaines
- Assure en amont la préparation et le suivi des dossiers selon le planning et les rendez-vous (documentations, supports de communication, etc.)
- Suit les parapheurs et assure les signatures dans les délais
- Réceptionne le courrier (postal) et alerte la DRH en cas d'actions à mener
- Gère les notes de frais
COORDINATION & COMMUNICATION :
- Co-construit avec la DRH et les responsables de pôles, le calendrier annuel de communication et d'animation de la Direction des Ressources Humaines, veille à l'anticipation et la préparation de la logistique, ainsi qu'à la préparation des supports de communication par et avec les équipes pour validation de la DRH
- Planifie, en coordination avec les responsables de pôles et leurs équipes, les réunions nécessaires à la bonne activité de la Direction des Ressources Humaines, et en assure la logistique :
- Ateliers avec les managers et/ou avec les collaboratrices et collaborateurs, Webinaires, etc.
- Cycle de management : Revues de personnel, Cross-calibrations, etc.
- Agenda socialavec les élus : Commissions et Négociations, en missionnant également le prestataire formalisant les PV
- Prépare - avec la DRH et les équipes - et organise la logistique des différents événements internes à la Direction des Ressources Humaines (réunions d'équipes, événements, séminaires, etc.)
- En relation permanente avec tous les pôles composant la DRH, elle/il a un rôle d'écoute et de relais auprès de l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs de la DRH
- Participe à la bonne intégration des nouveaux arrivants(e)s au sein de la DRH, anticipe et met sous contrôle notamment l'ensemble des aspects logistiques
GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE :
- Assure un rôle de support des gestionnaires de marchés de la DRH pour le suivi de leurs marchés et de la bonne exécution de la chaîne de dépenses
- Assure de bout en bout la gestion administrative et financière liée aux salarié(e)s mis à disposition (MAD), en lien avec le pôle Administration du personnel & Paie, les RRH si besoin, et la Direction financière
Cette activité pourrait être élargie à d'autres périmètres
PILOTAGE & SUIVI :
- Met en oeuvre et/ou consolide les différents reporting et KPI nécessaires au bon pilotage des activités et la feuille de route de la Direction des Ressources Humaines
- Est responsable de la bonne organisation documentaire de la Direction des Ressources Humaines et du respect des règles RGPD d'accès aux documents, travaille en collaboration avec la/le Chargé(e) de projet SIRH sur ce sujet (arborescence des répertoires de travail, outils collaboratifs les mieux adaptés, etc.)
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