Assistant·e chargé·e des relations avec les usagers h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSelon la grille indiciaire de la FPHService d'affectationDirection de la Qualité, de la Gestion des Risques et de l'Expérience PatientPrésentation du service
La Direction de la qualité, Gestion des Risques et de l'Expérience patients exerce des missions transversales au niveau du GHU Sorbonne Université.

Elle a pour mission générale de définir et de mettre en oeuvre une politique cohérente et visible en matière d'amélioration de la qualité de la prise en charge des usagers et d'ouverture vers les partenaires extérieurs. A cette fin, elle assure entre autres la promotion des droits individuels et collectifs des usagers, notamment grâce au développement d'outils, de procédures et de projets innovants.

Elle assure le suivi, le conseil et le traitement des réclamations des usagers, anime et coordonne l'action des médiateurs médicaux et non médicaux, promeut et accompagne le développement des droits des usagers.

La direction coordonne le pilotage de la Commission des Usagers (CDU) et l'animation des revues réclamations (hebdomadaires ou mensuelles).

La Direction comprend environ 400 agents, exerçant sur l'ensemble des sites du GHU :

Un secteur expérience patient, composé :
- Des relations usagers
- Du service social hospitalier
- Des affaires culturelles
- Des archives
- Des accueils
- Des standards

Un secteur qualité et gestion des risques.
Vos missions
Missions générales :

Organiser l'accès aux dossiers médicaux aux patients, aux ayants-droits, la CPAM, la CNAOP, et à la police, tout en s'assurant du respect du cadre légal. Plusieurs milliers de demandes de dossier médical sont effectuées chaque année sur le Groupe Hospitalier.

Ces demandes de dossier sont traitées par deux assistant.e.s chargé.e.s des relations avec les usagers. Ces deux personnes travaillent en binôme et traitent les demandes de l'ensemble du Groupe Hospitalier.

Missions principales :

- Gestion des demandes de transmission de dossiers médicaux.

- Gestion des courriers / courriels : réception, archivages, rédaction des réponses aux usagers et aux services, vérification de la conformité des demandes.

- Enregistrement des demandes d'accès au dossier médical.

- Vérifier la bonne communication des dossiers médicaux.

- Assurer le suivi et les relances le cas échéant.

- Permanence téléphonique et accueil physique du secteur des relations avec les usagers et les Associations.

- Gestion et archivages des réquisitions dites simples.

- Gestion des réquisitions pour saisie de dossiers médicaux : vérification de la conformité, enregistrement et envoi aux services médicaux concernés.

- Aide à l'organisation des réunions.

- Traitement du courrier externe et interne : orientation, numérisation, archivage.
Profil recherché
AMA
Assistante de direction
ACH
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail9h - 17hTélétravailOuiLangues[Français]Niveau[3- Niveau professionnel]
Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2