Les missions du poste
Rattaché(e) au Responsable du Service Contrôles, l'Assistant(e) au Service Contrôles aura pour mission de prendre en charge l'ensemble des tâches administratives liées à ce service.
Les missions principales du poste sont les suivantes :
* Gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail et des dossiers de stationnements provisoires
* Saisies de données diverses : questionnaires bien-être équin, fiches accidentologie hippodromes, bilans annuels d'activité
* Gestion des Ordres de Mission pour les prélèvements sur hippodrome, les contrôles à l'entraînement et les résultats
* Gestion du Fonds Européen de l'Élevage (FEE) :
* Organisation des campagnes annuelles d'inscription des étalons au FEE, en collaboration avec l'Institut Français du Cheval et de l'Équitation (IFCE)
* Inscription des foals et yearlings en lien avec l'European Breeders Fund (EBF)
* Mise à jour des listings Breeders'
* Sorties d'Entraînement :
* Envoi des courriers relatifs aux sorties pour « changement d'entraîneur » et « fin de carrière »
* Enregistrement des réponses aux courriers (lieu de sortie provisoire ou modification du motif initial de sortie)
* Gestion des litiges et dossiers complexes en collaboration avec la DOC
* Annulations de Fin de Carrière :
* Réception des demandes d'annulation
* Vérification des données
* Traitement de la demande avec mise en sortie provisoire du cheval et enregistrement de l'interdiction de courir pendant 6 mois dans la base
* Restrictions d'Exploitation :
* Établissement des restrictions à la demande spontanée des socio-professionnels
* Établissement des restrictions pour l'association Au-delà des pistes (ADDP)
Le profil recherché
Vos connaissances générales :
* Bonne connaissance du monde du cheval.
* Connaissance du Code Des Courses au Galop.
* Bonne maîtrise informatique.
* Anglais écrit, lu et parlé.
* Maitrise de la base GALOP.
Vos qualités et connaissances professionnelles :
* Vous faites preuve d'un sens du service, tant auprès des clients internes qu'externes.
* Vous savez organiser votre travail et planifier vos tâches.
* Vous êtes capable de gérer les priorités.
* Vous abordez les situations avec objectivité et neutralité.
* Vous avez le sens de la diplomatie.
* Vous garantissez une stricte confidentialité dans le traitement des dossiers.
Vos qualités personnelles :
* Vous êtes doté(e) d'un esprit de service.
* Vous avez le sens de la confidentialité.
* Vous avez la capacité de travailler en équipe.
* Vous êtes rigoureux(se).
* Vous êtes organisé(e).
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