Descriptif du poste : PRINCIPALES MISSIONS Soutien administratif au Chef de pôle et de l'Assistant de Pôle. Planification des rendez-vous Organiser un agenda Rédaction et mise en forme des rapports d'activités Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu de réunion, CRH). Gestion des tableaux de service et des présences des médecins du pôle. Accueil physique et renseigner les interlocuteurs Accueil téléphonique - Filtrer orienter et renseigner. Archivages des dossiers avec mise à jour du fichier de suivi. Tenue des dossiers patients papiers et informatisés Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage dans le respect des règles). MISSIONS SPECIFIQUES Suivi des certificats légaux loi du 5 juillet 2011. Saisie des mouvements des entrants et sortants, contrôle des mouvements ambulatoires. Gestion du registre des isolements et contention Organisation et suivi concernant le contrôle du JLD Contact avec les structures et établissements extérieurs Liens avec le Bureau des admissions et le DIM Remplacements des collègues pendant les congés. Assurer le suivi des stocks du secrétariat et la gestion des commandes en lien avec l'encadrement supérieur. Suivi de l'accès au dossier médical loi du 4 mars 2002 Profil recherché : Prérequis Bac / Bac 2 Secrétariat Expérience dans le domaine médical souhaitée Savoir-être Rigueur, précision, Respect de la confidentialité et du secret professionnel Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire Capacité d'adaptation Savoir-faire Coopération et organisation Maitrise des outils et logiciels informatiques Maitrise de l'orthographe Mettre à jour des bases de données Mettre en forme et corriger un document Sens de l'accueil de l'écoute et de l'empathie Hiérarchiser, planifier et réaliser les tâches confiées selon les priorités et objectifs Savoir transmettre, communiquer avec les différents publics Polyvalence Organiser un rétro planning Contraintes Risques Obligations professionnelles Risques liés à l'utilisation d'outil informatique, fatigue visuelle Douleurs cervico-dorso-lombaires Risque inhérent à toute personne travaillant dans un service de soins spécialisé en psychiatrie Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement Port d'une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail. Respect des règles d'hygiène en vigueur Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions Obligation à l'égard de l'administration : moralité, dignité, réserve et neutralité Obligation à l'égard des tiers : impartialité, probité. Emploi du temps susceptible de modifications (horaire, jours de présence, temps de présence) Charge de travail variable S'inscrire dans une démarche de formation continue
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