Dd17 - assistant-e de direction et missions medicales h/f

Informations générales Référence 2026-5977 Date de fin de publication 16/03/2026 Date limite de candidature 16/03/2026 Métier Accueil - Assistante / assistant de direction Intitulé du poste DD17 - ASSISTANT-E DE DIRECTION ET MISSIONS MEDICALES H/F Nature de l'emploi TITULAIRE FONCTION PUBLIQUE / UCANSS Statut du poste Vacant Versant FPE Description de la mission Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse, 103 bis rue Belleville, CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : Délégation départementale de la Charente-Maritime Pôle / Département : Direction Localisation géographique du poste : La Rochelle L’ARS Nouvelle Aquitaine représente les ministères chargés de la santé et de l’autonomie. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en œuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires. Elle soutient des actions de prévention, organise l’offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. Définition du poste : Assister en premier lieu les conseillers médicaux dans l’organisation quotidienne de leur travail, assurer l’interface avec les différents interlocuteurs de la Délégation Départementale, du siège et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information. Participer en second lieu au secrétariat de direction notamment dans le cadre de la suppléance de l’assistante de direction et de l’organisation des réunions de démocratie sanitaire. Relations internes : Ensemble des directions et secrétariats de l’agence. Relations externes : Conseil Départemental, services de l’Etat, organismes de protection sociale, établissements de santé et médico-sociaux, associations, professionnels de santé, collectivités territoriales, Ordres, URPS, représentants des usagers… Profil Activités essentielles : · Gérer le planning, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions, · Assurer l’accueil physique et téléphonique, · Préparer et suivre des dossiers pour les conseillers médicaux, · Veiller au respect des délais pour la réalisation de documents demandés dans les services, · Contribuer à la circulation des courriers, · Mettre en forme des documents et les diffuser, · Aider à l’organisation du travail des conseillers médicaux et de la direction (dont les séances de démocratie sanitaire du Conseil Territorial de Santé) en lien avec le secrétariat de direction, · Gérer la messagerie fonctionnelle « missions médicales » et procéder à l’archivage, · Assurer la continuité des activités de secrétariat (réception d’appels téléphoniques, circuit du courrier) des différents assistant(e)s dans le cadre d’une organisation coordonnée à l’échelle de la Délégation Départementale, · Suivre et instruire des dossiers Evénements Indésirables Graves associés aux Soins, · Apporter un soutien administratif dans le cadre de gestion de crise, · Assurer le rôle de Correspondante ELISE (GED - GEC), · Gérer la messagerie fonctionnelle « BAL Alerte » et procéder à l’archivage. Activités annexes : · Gérer des manifestations sportives en lien avec la DDPP : conformité du volet médical des déclarations, préparation de l’avis médical, · Gérer les autorisations de transport des stupéfiants (étude de la demande, prise de RDV), · Gérer les désignations des médecins dans le cadre d’expertise, · Gérer les dossiers PHRV (patients à haut risque vital), · Participer à l’organisation des réunions du conseil d’évaluation des établissements de la pénitentiaire du département, · Préparer et mettre à jour des arrêtés de compositions des conseils techniques, pédagogiques et de disciplines de IFSI – IFAS du département (suivi des comptes rendus en lien avec le conseiller médical), · Suivre les agréments apprentis-mineurs et enfants du spectacle-mineurs, · Mettre à jour et suivre la valise d’astreinte sous RESANA, · Apporter un appui à la référente Inspection / Contrôle. Spécificités du poste / Contraintes : · Contraintes horaires pour s’adapter aux horaires d’accueil téléphonique du public, · Continuité de service (congés coordonnés avec l’assistante de direction / remplacement en cas d’absences). Rattachement hiérarchique : Direction de la délégation départementale Compétences requises : Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL GESTION DE L’INFORMATION TECHNIQUES DE RÉDACTION Savoir-faire : COMMUNIQUER CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT PRIORISER RÉDIGER ARCHIVER METTRE EN FORME UN DOCUMENT Savoir-être : ÊTRE AUTONOME Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Catégorie B Temps plein Oui Localisation du poste Europe, France, Nouvelle-Aquitaine, Charente Maritime (17) Lieu La Rochelle Critères candidat Corps SA : Secrétaires administratifs relevant des ministres des affaires sociales (Catégorie B) Si autre corps, précisez : Adjoint-e Administratif-ve Si autre niveau, précisez : Niveau 4 à 5A (nouvelle classification) Description du poste (Suite) Poste ouvert aux contractuels ? Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle. Date de prise de poste souhaitée 01/04/2026