Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi l''agent de gestion administrative est chargé.e d'accueillir le public, d'organiser et d'assurer le secrétariat au STAM, des techniciens ingénierie, du technicien environnement et du technicien exploitation, et de veiller à l'organisation d'une documentation accessible à tous. Missions / conditions d'exercice L'agent de gestion administrative est chargé.e d'accueillir le public, d'organiser et d'assurer le secrétariat au STAM, des techniciens ingénierie, du technicien environnement et du technicien exploitation, et de veiller à l'organisation d'une documentation accessible à tous.
ACTIVITES
Accueil et relations avec le public
* Assure l'accueil téléphonique et physique, renseigne et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
* Prend les messages et les transmet au bon interlocuteur.
Suivi administratif et secrétariat
* Enregistre le courrier arrivé et départ
* Gère la boîte de messages du STAM de Longwy et la boîte de message DICT du STAM
* Effectue la saisie et la mise en page de comptes rendus, notes, courriers et permissions de voiries
* Organise le suivi et l'archivage des dossiers administratifs et du courrier
* Gère le planning des activités du responsable de service : rendez-vous, réunions, déplacements, ....
* En lien avec le responsable de service, prépare les dossiers des différentes réunions
* Peut intervenir pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Apporte de manière ponctuelle, un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au domaine d'activités du service
Suivi administratif des dossiers du domaine public
Prépare en lien avec les techniciens ingénierie les courriers et les actes administratifs suivants :
* Déclarations de projet de travaux (DT) et déclarations d'intention de commencement de travaux (DICT), permission de voirie et conventions
* Avis sur certificats d'urbanisme, sur permis de stationnement, sur renseignements d'urbanisme, sur permis de construire
* Demande de renseignements auprès des concessionnaires et gestionnaires de réseaux
* Assure la gestion et le suivi des dégâts au domaine public sans dommage
* Arrêtés de circulation, arrêté d'alignement
Activité spécifique
* Participe à la gestion des implantations de publicité et de pré-enseignes sur le domaine public routier Profils recherchés Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Rédiger des courriers simples
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences stratégiques :
* Etre capable de prendre des initiatives
· Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
· Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
· Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventue
Compétences relationnelles :
* Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
* Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Coopérer avec les autres services de la direction
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