Assistant.e de direction - service des affaires générales h/f (nouvelle fenêtre)

Raison d'être du poste

Assister la direction de service élargie dans ses missions et responsabilités par une organisation fiable, structurée et réactive.

Missions principales

Contribuer au fonctionnement du secrétariat : organiser et suivre la gestion, le traitement du courrier, assurer le suivi des sollicitations des Élus et de la Direction générale, assurer le suivi du temps de travail des agents du service,
- Assurer linterface avec les assistantes de direction de service de la DPAS et des services : organiser la continuité de lactivité et les relais nécessaires au sein du service,


- Suivre lactivité de la direction de service et des chefs de bureau : gérer le planning de réunions de la direction de service, gérer les points des affaires internes au service et les réunions de collectif dencadrement, sassurer de lorganisation qualitative et logistique des réunions, participer à certaines réunions, rédiger les comptes-rendus,


- Gérer le suivi administratif : Assurer le suivi administratif de certains dossiers et projets menés par la direction de service et les chefs de bureau (renseignement de tableaux de bord, etc.); rédiger des documents et/ou relire des documents produits,


- Piloter le processus dinformation au sein du service en accord avec la direction de service : organiser le classement et larchivage administratif des dossiers (papier et numérique), assurer la centralisation et la circulation des informations, contribuer à la constitution de dossiers documentaires,


- Assurer un soutien administratif aux secteurs Ressources Humaines et des relations administratives aux partenaires dans lexercice de lactivité quotidienne.

Profil

Niveau détudes : Bac

Informations complémentaires

Intégrer le Département, c'est :

- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution

- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)

- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélos électriques, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)

- travailler pour une Collectivité innovante (écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation, prise en compte de la santé menstruelle des agentes ...)

Le Département est ouvert à la diversité et facilite laccueil et lintégration des personnes en situation de handicap

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