Assistant(e) exécutif(ve) de direction (f/h)

WWF France recherche pour sa Direction générale et sa Présidence un(e) Assistant(e) Executif(ve) de Direction dans le cadre d’un CDI à temps plein.

La mission de la Direction générale du WWF France est d’impulser la stratégie de l’organisation ; de représenter le WWF France auprès des instances institutionnelles et dans les médias ; de coordonner les équipes avec les directeurs réunis en Comex ; de représenter la France au sein du réseau WWF International ; de piloter certains projets transversaux particulièrement structurants pour le WWF ; et de réaliser un travail d’influence auprès des décideurs privés et publics.


Missions

En lien étroit et direct avec la Directrice générale et la Présidente, le rôle de l’Assistant(e) exécutif(ve) de direction est d’assurer le bon fonctionnement de la direction générale, de la présidence et des diverses instances de gouvernance de la fondation.

Véritable relais de confiance, vous apporterez un service d’assistanat de haut niveau dans la gestion de leurs activités quotidiennes et la coordination des divers projets transversaux pilotés depuis la direction générale. Vos activités seront les suivantes :

Pilotage et gestion de la Direction générale (DG) et de la présidence
Vous accompagnerez la Directrice générale et la Présidente dans leur organisation au quotidien :

* Gestion proactive de l’agenda, des priorités et des déplacements de la Directrice générale et de la Présidente ;

* Organisation du bon déroulement des rendez-vous, des réunions (conférences téléphoniques, enchaînement des rdv, personnes associées, etc.) ;

* Lien étroit avec les autres directions, les experts thématiques, et les membres du Comex ;

* Supervision de la correspondance entrante et sortante de la DG et de la présidente (suivi de la base contacts, traitement du courrier et des communications sensibles) ;

* Gestion des notes de frais, des dépenses et suivi administratif courant (suivi ERP et saisie des temps)

* Mise à jour régulière de la base de contacts DG/Présidence

* Gestion et supervision du budget de la direction générale ;

* Encadrement d’un stagiaire ou contrat de professionnalisation qui assure le soutien aux tâches administratives notamment.

Secrétariat du Comex
En lien à 360° avec les membres du Comex, vous assurerez un appui à leurs différentes missions :

* Constitution (ordre du jour, sujets abordés) et diffusion des dossiers Comex ;

* Prise de notes pendant le Comex, dont le relevé de décision (appui outil IA possible) ;

* Coordination de la rédaction et de la validation du compte-rendu aux équipes, diffusion en ligne du compte-rendu et des pièces associées ;

* Préparation des briefing notes sur différents sujets d’intérêt à la demande de la DG/Présidence

* Assure la communication interne régulière du Comex/DG vers les salariés.

Gestion et coordination des instances de gouvernance du WWF France
En concertation avec la présidence, vous assurerez l’organisation et la mise en œuvre des Conseils d’Administration (CA), Bureau et Comité d’audit en concertation :

* Gestion et préparation des réunions et suivi des sujets (des ordres du jour, convocations, save the date, documents joints etc.) ;

* Suivi des administrateurs et des besoins associés ;

* Participation aux réunions et prise de note ; rédaction des compte-rendu et procès-verbaux ;

* Suivi des décisions et projets liés aux instances de gouvernance.

Animation de la vie interne du WWF France
Vous serez en charge de la communication interne avec le CA et contribuerez à l’animation de la gouvernance, de la vie de la Fondation et des interactions entre gouvernance et salariés

* Préparation de réunions et de dossiers pour la gouvernance (Comité exécutif, Conseil d’administration, Bureau etc.)

* Veille proactive de la vie de la maison ; rédaction et envoi de communications internes au CA à minima 1 fois/mois avec la synthèse des faits saillants (PRG, Plaidoyer, Communication, Mobilisation, évènements, etc), et des communications ad hoc lorsque cela est pertinent

* Organisation d’évènements internes ou externes comme des conférences, cocktails ou séminaires pour la gouvernance

* Animation de l’Intranet pour ce qui concerne les instances (Comex, CA, Bureau et la DG).

En fonction des nécessités du service et de l’organisation du département, ces missions peuvent être amenées à évoluer.