Nous recrutons, pour notre agence travaux proche de DIJON (21), un :
Assistant administratif - Contrats d'entretien (H/F) en CDI pour notre secteur SOPRASSISTANCE
SOPRASSISTANCE est un secteur de service déployé dans chacune des agences du réseau SOPREMA Entreprises. Ce secteur est dédié aux interventions d’urgence, à l’entretien et aux travaux relatifs aux toitures terrasses et à la couverture des bâtiments.
Au sein du secteur SOPRASSISTANCE, vous intégrez le service contrats d'entretien. Vous assurez le support administratif, documentaire et organisationnel du service entretien. Vous garantissez la conformité réglementaire, la fluidité opérationnelle et la qualité du service rendu aux clients.
A ce titre, vos missions sont les suivantes :
Gestion de la planification
1. Élaboration et mise à jour du planning des techniciens (4 équipes)
2. Publication et actualisation du planning sur WEAVY
3. Organisation et suivi des campagnes locales et nationales
4. Élaboration du planning chiffré
Gestion documentaire et conformité
5. Élaboration des plans de prévention (PDP) et analyses de risques
6. Création, dépôt et mise à jour des documents réglementaires dans WEAVY
7. Génération et envoi des rapports d’intervention
8. Mise à jour des MAPS
9. Rédaction et gestion des contrats d’entretien
Suivi administratif des interventions
10. Saisie des devis suite aux interventions de maintenance
11. Ouverture des commandes après acceptation des devis et mise à jour du tableau de suivi
12. Réalisation des estimations
13. Préparation des pochettes hebdomadaires pour les équipes
14. Pointage des techniciens et intérimaires (WEAVY + Excel)
Facturation & tableaux de bord
15. Envoi des factures aux clients
16. Gestion de la facturation et mise à jour du suivi des factures
17. Mise à jour des tableaux de bord (suivi CE, devis, CE89)
Gestion des locations d’engins
18. Gestion des besoins en location d’engins
19. Vérification des factures de location via DIVALTO
Relation clients & communication
20. Envoi des rapports d’intervention et documents associés
21. Traitement de mails et d’appels téléphoniques
Poste 39h/semaine, à pourvoir en CDI.
De formation BAC+2 à BAC+3, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans le domaine du BTP.
Vous maîtrisez les outils informatiques (Excel, Word, Power Point). Vous vous démarquez par votre polyvalence, votre sens du service et votre aisance relationnelle.
La rigueur, le sens de l’organisation et une bonne autonomie sont des atouts indispensables pour réussir à ce poste.
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