Pmo - responsable du portefeuille de projets h/f

Pres société


La Direction des Services Numériques est une direction mutualisée entre Orléans Métropole et 12 communes adhérentes. La DSN se compose de 3 services : Centres de Services, Infrastructures, Applications et Projets.

Le service Applications et Projets accompagne les directions métiers d’Orléans Métropole et des 12 communes dans leurs projets numériques. Il met à leur disposition un ensemble de logiciels métiers et en assure la continuité de service.

La Direction des Services Numériques a mis en œuvre depuis septembre 2024 un fonctionnement en portefeuille de projets à travers un cadre méthodologie, un kit projet et des outils communs.

Afin de pérenniser ce dispositif, la création d’un poste de responsable du portefeuille de projets (PMO) a été décidée.

Au sein du service Applications et Projets, et sous l'autorité du responsable de service, le responsable du portefeuille de projets est le garant du respect du mode projet. Il porte la méthodologie auprès de l’ensemble des agents de la DSN. Il est l’interlocuteur privilégié des directions métiers et des communes pour l’élaboration de leurs intentions de projets. Il anime les instances stratégiques de pilotage du portefeuille projet auprès de la direction générale d’Orléans Métropole et auprès des représentants des communes. Il est partie prenante du schéma directeur des systèmes d’informations et de la feuille de route du numérique responsable.

En complément de cette mission centrale, le responsable du portefeuille de projets est en charge de projets numériques, à prédominance fonctionnelle et transverse.


Missions

1. Piloter le portefeuille de projets (25%)

- Animer et être garant de la méthodologie projets au sein de la DSN, la faire évoluer

- Valider la conformité des notes de cadrage de chaque projet

- Valider la conformité des bilans de projet

- Consolider les indicateurs projets à travers l’outil de pilotage de la DSN (Project Monitor) et animer le bureau des projets de la DSN

- Reporter à la Direction Générale d’Orléans Métropole au travers d’un comité stratégique

- Reporter aux représentants des communes selon la comitologie en vigueur

- Communiquer sur le portefeuille de projets auprès des communes et des directions métiers, par le biais d’échanges réguliers et de communications sur les intranets respectifs des collectivités

- S’assurer de la cohérence des projets avec le Schéma Directeur des Systèmes d’Informations et la feuille de route du Numérique Responsable

2. Piloter le circuit des intentions de projet (25%)

- Piloter le circuit des intentions de projet, de la déclaration de l’intention jusqu’au lancement du projet

- Recueillir les intentions de projet des communes et des directions métiers, avec une attention particulière en période d’élaboration budgétaire

- Enrichir, évaluer et mettre en perspective les intentions de projet ; faire de ce recueil un temps d’échange collaboratif avec les communes et les directions métiers

- Réaliser les sourcings nécessaires auprès des éditeurs afin d’affiner l’évaluation financière des intentions de projet

- Porter les intentions de projet auprès des instances dirigeantes (comité stratégique, instances avec les représentants des communes)


3. Conduire des projets numériques (50%)

Pour chaque projet :

- Copiloter le projet avec le chef de projet utilisateur (CPU) en respectant le cadre méthodologique de la DSN

- Copiloter la phase de cadrage :

o Mettre en place les outils de pilotage du projet

o Organiser la réunion de lancement

o Rédiger la note de cadrage

o Animer les ateliers de cadrage

o Réaliser le sourcing auprès des éditeurs

- Copiloter la phase de consultation :

o Rédiger le cahier des charges

o Piloter la consultation en collaboration avec la Direction de la Commande Publique et des Achats

o Valider l’intégration de la solution dans le système d’informations

- Copiloter la phase de réalisation :

o Suivre les travaux du prestataire

o Accompagner le CPU sur la conduite de changement

- Copiloter la phase de clôture :

o Rédiger le bilan de projet

o S’assurer du passage en exploitation de la solution (mise à jour de la cartographie, rédaction des procédures et du RACI d’exploitation, récupération de la documentation d’exploitation, préparation du backlog des évolutions)

- Tout au long du projet :

o Alimenter les outils de pilotage

o Être garant de la comitologie du projet

o Coanimer avec le CPU les comités de pilotage et rendre compte auprès du sponsor métier


Compétences techniques attendues

- Maîtriser le domaine d’intervention en charge : méthodes projets (ITIL, Agile, Prince2…), technologies usuelles des systèmes d’informations, gestion des relations avec des prestataires

- Maîtriser les outils de gestion de portefeuille projets

- Maîtriser la conduite et l’animation de réunions stratégiques

- Disposer de capacités rédactionnelles

- Connaître le domaine des collectivités territoriales

- Connaître les règles budgétaires et comptables propres au domaine

- Connaître les règles des marchés publics propres au domaine


Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être

- Avoir le sens du service public

- Être à l’écoute, savoir faire preuve de diplomatie

- S’exprimer clairement et adapter son discours en fonction du public

- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse

- Faire preuve de rigueur et de méthode

- Être force de proposition, avoir l’esprit d’initiative

- Rester souple et pragmatique dans la gestion des arbitrages

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie et alerter à bon escient

- Travailler en autonomie