Coordinateur administratif des prêts (f/h)

Vos missions en quelques mots Fonctionnement général du service Être force de proposition sur l'évolution des procédures du service et notamment les procédures liées aux prêts en lien avec les départements, la cheffe du service des expositions et des prêts ou son adjointe Participer à l’amélioration des outils de suivi et reporting de l’activité notamment de l’outil de suivi des prêts entrants et sortants Assurer le classement et l’archivage des dossiers liés à l’activité Participer aux réunions de service Participer à des groupes de travails divers (internes/externes) Mener une activité de veille métier Coordination des prêts Recueillir les demandes de prêts d'œuvres adressées au musée du Louvre, vérifier leur conformité puis les transmettre au(x) département(s) concerné(s) Alimenter la base de données File Maker (évolution prochaine vers la base commune Museum) et les outils de suivi pour les prêts sortants Centraliser les envois de réponses aux demandeurs Coordonner la rédaction des conventions de prêts en lien avec les départements de conservation et la Direction financière, juridique et des moyens (DFJM) Rédiger les décisions de prêts et les soumettre à la signature du président puis les transmettre au Service des musées de France du ministère de la Culture Envoi aux documentations des départements des catalogues d’exposition demandés par contrat aux emprunteurs Prendre le relais sur les dossiers de prêts de la seconde coordinatrice administrative pendant ses congés Faciliter les échanges avec les emprunteurs et vérifier la cohérence des documents pour les projets hors-les-murs, en lien avec les chefs de projets d’exposition, le cas échéant assurer le suivi des parapheurs de demande de prêt et de contrat de prêt Instances, bilan et indicateurs Participer aux réunions « correspondants prêts » avec les régies des départements de conservation du musée du Louvre Préparer les bilans croisés des prêts en vue des comités des prêts mensuels et des différents bilans (tels que le contrat d’objectif et de performance et le rapport d’activité) En lien avec l’adjointe au chef du service, garantir le reporting de l’état des demandes de prêts des projets hors les murs Profil recherché Maîtrise du code du patrimoine dans le domaine de la circulation des œuvres d’art Maîtrise des procédures administratives et juridiques dans le domaine de la circulation des œuvres d’art Maîtrise de l’orthographe et des techniques rédactionnelles Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture Connaissances générales dans le domaine de l'Histoire de l'art et de l'archéologie Connaissance des logiciels spécifiques (File MakerPro, MuseumPlus…) Connaissance des outils bureautiques standards (Excel, Word, Outlook, Teams, Power Point …) Connaissances en anglais Connaissance en techniques de communication (écoute, compréhension, transmission d'information, menée de réunion…) Connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD) Notions de la règlementation en matière de conservation des archives publiques Localisation Localisation : 75001 Paris, France Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter candidatures@louvre.fr