Assistant / assistante de direction dagjq (h/f)

RESPONSABILITÉS :

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier
- Gestion du circuit des parapheurs
- Tenue des agendas des directeurs avec suivi des rendez-vous Outlook, suivi des congés directeurs AgileTime, suivi des réunions (organisation et préparation des fonds de dossiers correspondants) – anticipation sur certaines échéances / enregistrement des astreintes de direction, organisation des cellules de veille / de crise en période de tension des lits – HET (période hivernale) ou en période estivale (canicule) et diffusion des comptes rendus en lien avec la responsable des affaires générales
- Instances CHR et directions communes : points à inscrire à l'ordre du jour des séances en lien avec les directeurs et relais auprès des différents secrétariats organisateurs – Documents/présentations à fournir en amont des séances
- Rédaction de courriers, mise à jour des divers documents/outils internes à la DAGJQ, classement, commandes à la reprographie
- Enregistrement des conventions qui sont adressées à la direction / tableau de suivi et traçabilité – Transmission si besoin aux référents concernés
- Gestion des délégations de signature des directeurs : envoi à la Préfecture pour publication au Recueil des Actes Administratifs / Transmission à la Trésorerie hospitalière
- Programmation et préparation des réunions (Commission Qualité, Gestion des Risques et Evaluation CQGRE, Bureau CQGRE, Commission des séjours longs, différentes réunions qualité, Comité Développement Durable C2DSE, Comité Identitovigilance, Comité des greffes, réunions avec des avocats, ...) : ordres du jour à établir / présentations en lien avec les responsables des filières / diffusion des comptes rendus
- Recrutements agents : après sélection des candidats effectuée par les directeurs, élaboration d'un planning des RDV + contact des candidats, en lien avec un référent DRH. Organisation matérielle et administrative pour leur prise de fonction
- Entretiens d'évaluation des agents dans le cadre de la campagne d'évaluation et formation annuelle réalisés par les Directeurs : établir le planning des entretiens pour chacun des directeurs + transmission à la DRH des listes d'émargement /validation du Compte rendu d'entretien annuel + archivage
- Commandes des fournitures de bureau et commandes diverses
-...

Quotité de temps de travail : Base 37h30 hebdomadaire
Localisation Géographique : Hôpital de Mercy
Secteur d'affectation : Direction des Affaires Générales Juridiques et de la Qualité (DAGJQ)

PROFIL RECHERCHÉ :

Qualifications (Diplômes) : Formation niveau Bac minimum

Connaissances Particulières :
- Connaissance de l'environnement hospitalier souhaitée
- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, AgileTime, Logon, Intranet, Internet)
- Maîtrise écrite et orale de la langue française (orthographe, vocabulaire)

Qualités Professionnelles :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Aptitudes rédactionnelles
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Tact, discrétion et confidentialité
- Maîtrise des outils informatiques