Le poste
Missions :
En tant qu'Assistant de Direction, vous serez un pilier essentiel au sein de notre équipe, apportant un soutien stratégique et opérationnel au Directeur Territorial. Votre rôle sera au cœur de notre organisation, garantissant efficacité et fluidité dans la communication interne et externe.
Missions Principales :
Assistance stratégique et opérationnelle : Vous gérez l'agenda du Directeur Territorial avec anticipation et priorisation des urgences, filtrez les sollicitations (appels, courriels, demandes de rendez-vous), et assurez l'interface fluide avec les interlocuteurs internes et externes. Vous préparez les dossiers de réunions, synthétisez les informations clés, organisez les déplacements (réservations, logistique complète) et anticipez proactivement les besoins de la direction territoriale pour proposer des améliorations.
Pilotage du Comité de pilotage stratégique : Vous organisez l'ensemble des réunions (planification, convocations, ordres du jour, centralisation des contributions), préparez les dossiers stratégiques (analyses synthétiques, tableaux de bord, points de vigilance), et gérez la logistique (salles, visioconférences, diffusion de documents). Vous rédigez et diffusez les comptes rendus, formalisez les décisions et arbitrages, tenez à jour le registre des décisions, suivez l'avancement des actions (relances, plans d'action, alertes), et contribuez aux bilans périodiques de la feuille de route territoriale.
Coordination des réunions et communication : Vous planifiez et organisez les réunions stratégiques (CODIR, CODIR élargi), préparez les ordres du jour, gérez la logistique (plateaux repas, supports), rédigez et mettez en forme les comptes rendus, et assurez le suivi des actions décidées. Vous traitez et dispatchez le courrier (physique et électronique), faites circuler l'information entre direction et services, rédigez et diffusez les notes de service, utilisez les outils collaboratifs numériques, concevez des outils de pilotage et tableaux de bord, et organisez le classement/archivage numérique.
Interface multi-acteurs et gestion administrative : Vous servez d'interface entre le Directeur Territorial et les services/établissements, facilitez les échanges avec les directeurs d'établissements, et gérez les relations avec les partenaires externes (ARS, Conseil départemental, mairies). Vous préparez les documents à signature.
Gestion de projets et événements : Vous pilotez administrativement les projets de la feuille de route (journal de bord, plannings, reporting), mobilisez les outils numériques pour fiabiliser les informations, coordonnez les projets transversaux, centralisez les données des pilotes d'axes, et préparez les reportings pour les instances de gouvernance.
Présentation de l’établissement :
Le territoire Francilien est composé de différentes structures réparties en 4 pôles : vie professionnelle, enfance, vie sociale et autonomie. Le territoire Ile de France accompagne 2000 personnes bénéficiaires et représente un effectif de plus de 1 300 salariés.
Présentation de la Fédération :
La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s’engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l’Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de plus de 200 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l’APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.
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Profil
Diplômes / Autres critères :
BTS Assistant Manager ou DUT GEA à minima
Soft skills (compétences comportementales) indispensables à ce poste :
* Discrétion / confidentialité
Faire preuve de retenue dans la divulgation d’informations et être capable d’en respecter la confidentialité, communiquer les informations détenues dans l'exercice du métier aux seules personnes habilitées ou ayant le besoin de les connaître
* Dynamisme
Capacité à agir avec allant et énergie
* Esprit d'équipe
Capacité à interagir, à coopérer pour avancer vers un objectif commun, à tisser des liens et un réseau, à construire des relations interpersonnelles fortes pour faciliter la coordination et à s’adapter et tirer parti des différentes personnalités
* Réactivité
Capacité à identifier rapidement les actions à mener face à une situation non prévue, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'importance / d'urgence.
* Sens de l'organisation
Capacité à structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs, capacité à hiérarchiser, à établir des priorités et à respecter des échéances et des délais contraints
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