Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !
Votre agence, Pôle d'expertise assistanat, vous offre de nombreuses opportunités d'emploi et vous accompagne tout au long de votre carrière. Nous recherchons pour le compte de notre client, institution publique, Un Assistant de direction F/H
Vous participerez activement à la gestion de dossiers transversaux et/ou à l'organisation de la direction régionale en assurant les missions suivantes sur l'ensemble des sites de la direction régionale (Angers et Nantes)
Suivi des affaires générales courantes
Prise en charge des sujets immobiliers, de la logistique, de la gestion du parc informatique, du cadre de vie en lien avec d'autres entités
Supervision, dans ce cadre, des prestataires externes et contrôle de la bonne exécution de leurs interventions
Participation au pilotage de l'activité de la direction régionale (suivi du budget, tableaux de bords, reporting réguliers etc.).
Prévention des risques : mise à jour du document unique, suivi du plan opérationnel de sécurité, rédaction des plans de prévention
Prise en charge du mécénat
Appui à la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui au développement, dans la gestion des ressources humaines
Appui à la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui au développement, dans la conduite du changement
- Logistique :
Participe à la gestion des projets immobiliers en relation avec le siège, fait réaliser les devis et assure le suivi des travaux
Assure la relation fournisseurs (suivi des contrats, mise en concurrence)
Suit le parc de véhicules de service et les places de stationnement de la direction régionale, et intervient en appui des équipes sur le parc de véhicules d'entreprise
Assure la gestion courante des locaux, du mobilier, des commandes de fournitures, entretien des véhicules de services,, en lien avec les assistants le cas échéant
Met en uvre des dispositifs garantissant la sécurité des personnes et des biens (organisation des exercices d'évacuation, suivi vérifications périodiques : extincteurs, installations incendie et intrusion, électriques, formations pour la conduite des véhicules et toutes formations relatives à la sécurité des personnes)
Participe à l'organisation des séminaires de la direction régionale
Travaille en collaboration avec les assistantes de la direction régionale
- Budget
Elabore les prévisions budgétaires, réalise le suivi d'exécution, assure un suivi prévisionnel et pilote les atterrissages de fin d'année
Contribue à l'optimisation des procédures internes et à la fluidité des circuits administratifs
En relation avec les gestionnaires concernés : contrôle et réceptionne les factures des fournisseurs
Gère les fournitures (commandes et réception des livraisons) et assure les relations avec les prestataires externes, en lien avec les assistantes le cas échéant
Assure le suivi des apurements Lagon, en lien avec les équipes territoriales, d'appui et BDTF
- Informatique
Assure la fonction de correspondant informatique
Commande le matériel et les logiciels
Gère les habilitations aux applications et répertoires (GIDE)
Suit le parc bureautique et les imprimantes
- Gestion des ressources humaines
En appui de la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui, le/la titulaire est le relais privilégié pour le service ressources humaines auquel il/elle remonte régulièrement les informations les plus importantes.
Peut être amené à intervenir en appui de la directrice régionale adjointe, secrétaire générale et directrice de l'appui, sur la gestion administrative
Assure le relais d'information sur le plan de formation (recensement des besoins, reporting, transmission d'informations,)
Assure le suivi des candidatures spontanées et des demandes de stage
Suit la campagne des agents occasionnels
Facilite l'intégration des nouveaux collaborateurs au sein de la direction régionale
- Qualité de vie au travail
Exerce les fonctions d'assistant (e) de prévention pour le site d'Angers
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