Assistant de site (h/f)

Description du poste :
L assistant de site est chargé de gerer toutes les activités à caractere administratif d 'un site
-Assurer le standard et l 'accueil des visiteurs
-Effectuer les taches de secretariat courant ( frappe de courriers, notes, rapports, presentations commerciales, compte-rendu et classement..)
Faire la facturation client
Faire le lien avec les services supports du siege ( RH, achats, comptabilité,)
Gerer, controler et suivre la formation et les habilitations ( CACES, pontier,...)
Gerer, controler et suivre les heures de main d 'oeuvre, les heures de modulation et les differents compteurs de congés.
Pouvoir prendre des rendez vous avec des clients ou prospects
Pouvoir saisir les tableaux de bord quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels et en assurer la diffusion a qui de droit ( suivi activité, taux performance...)
Pouvoir à verifier les tarifications en vigueur
Programmer et suivre les visites medicales
Recenser, verifier et transmettre les elements necessaires au reporting flash mensuel
Rediger les declarations d 'accidents de travail et assurer leur diffusion aux differents organismes et aux services du siege.
Rediger les demandes d 'achat, les commandes, verifier les factures, les enrengistrer sur X3 et les transmettre au service comptabilité du siege
Remonter les dysfonctionnements aupres de sa hierarchie par les moyens definis à cet effet
Respecter et appliquer les regles liées à son poste de travail en production, qualité, sante, hygiene, securité, marchandises dangereuses, sureté et procedures douanieres
Tenir à jour les affichages obligatoires
Tenir à jour les registres obligatoires ( entrées /sorties du personnel-Inspection du travail...)
Vérifier la conformité et suivre les contrats intérimaires
Ces activités ne sont pas exhaustives en fonction des besoins de l 'entreprise et des specificités liées à l 'activité du site, le titualire du poste peut etre amene à remplir des activités supplementaires.
Description du profil :
Compétences requises:
Chercher à optimiser sa fonction ( accroitre la qualité de son travail, apporter des idées)
Cooperer et collaborer avec ses collegues
Donner une bonne image de l 'entreprise / du service, dans sa relation avec les clients ( internes et/ ou externes)
Etre dynamique, reactif
Etre impliqué personnellement
Etre respectueux des engagements de l 'entreprise en matiere de legislation ( HSE, santé, legislation douaniere, confidentialité,..), de planning, de qualité, etc
Respecter les delais
Avoir le sens du contact humain et de la relation client
Transmettre et communiquer l information de facon claire et precise
Travaille en toute confidentialité avec les informations transmises
Les competences techniques:
Maitrise des outils bureautiques
Maitriser et appliquer les procedures achats
Maitrise des logiciels comptable interne et /ou externe
Eventuellement langues etrangeres
Indicateurs de reussite
-Respect des calendriers comptables, paie
Absence de reclamations client et non conformités en lien avec le poste