Description de la fonction - Appui au Directeur et à la RAF - Assurer la gestion et le suivi des agendas, organiser les rendez-vous et réunions. - Préparer les dossiers nécessaires (notes, documents, supports) et rédiger les comptes rendus. - Assurer le suivi des décisions et veiller au respect des échéances. - Gestion administrative et organisationnelle - Gérer le courrier, les mails et les appels entrants/sortants. - Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes et documents officiels. - Tenir à jour les fichiers de suivi (tableaux, bases de données, archivage). - Communication et coordination interne/externe - Être l'interface entre la Direction, les services de l'IUT, les enseignants, les étudiants et les partenaires externes. - Participer à l'organisation d'événements (réunions de conseil, séminaires, visites de partenaires). - Faciliter la circulation de l'information et contribuer à la communication institutionnelle. Appui transversal - Participer au suivi de certains projets transversaux en appui à la Direction. - Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives et organisationnelles. - Préparer et organiser les réunions et conseils (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation de salles ) Gestion des Ressources Humaines - Assurer le suivi des congés des personnels BIATTS de l'IUT - Gestion et tenue de stock des fournitures administratives et mobilier de bureau - Participer à la préparation des dossiers en matière de GRH (recrutement, avancement, entretiens professionnels ) Contraintes du poste - L'activité du service peut entraîner des contraintes horaires les jours de Conseils d'IUT - Les congés sont à prendre durant les périodes de congés universitaires
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