Vos missions en quelques mots Tâches : Gestion du planning : -organise les agendas, les réunions et les rendez-vous du directeur et des membres de son cabinet, et notamment les séminaires annuels de direction -prépare et organise les déplacements (transport, hôtel) du directeur et des membres de son cabinet. Organisation des réunions - gestion des moyens : -rassemble les informations et les documents utiles à la consultation de dossiers spécifiques pour participation du directeur à diverses réunions ou missions, -organise la logistique des réunions, séminaires, conférences, téléconférences (convocations ou invitations, réservations de salles de conférence, restauration, etc). Gestion du courrier : -gère les informations écrites à l'arrivée et au départ : gestion informatisée du courrier, messagerie, -saisit, met en forme et édite divers documents pour le directeur, -rédige et saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, fax, bordereaux d'envoi) en français et en anglais. Mission de communication - diffusion de l'information : -filtre et oriente les appels téléphoniques, -accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels de la direction, -diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service. Classement - archivage - gestion de l'intendance de l'unité : -assure la diffusion, le classement et l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et participe à leur mise à jour, -gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à son réapprovisionnement. Parc informatique : - accompagner le chargé de mission SIGP, rattaché au cabinet du directeur, concernant les besoins de matériels informatique de la DSNA/EC. Profil recherché Profil - Qualification : -maitriser les techniques de secrétariat, -connaitre le contexte organisationnel et humain de la DGAC, -travailler en réseau, -connaitre l'environnement bureautique et informatique, savoir en exploiter les outils (word, excel, power-point, access, lotus, intranet, internet), -savoir gérer et diffuser l'information, -savoir gérer un système de classement et d'archivage, - savoir utiliser les outils de communication modernes (visio,) -sens des relations humaines, -sens de l'organisation et de la méthode, -faire preuve de rigueur, de discrétion, d'anticipation et de réactivité, -savoir prendre des initiatives, -pratiquer l'anglais, -faire preuve de diplomatie, -être disponible (horaires de bureau) et autonome. Expérience souhaitée : -suivi de cours de langue anglaise en stage extensif ( immersion), -stage informatique tel qu'access, stages de perfectionnement excel et power-point, -participer à des conférences de présentation de la nouvelle organisation de la DGAC, -participer à es conférences sur l'aviation civile dans le cadre européen, -stage de perfectionnement dans la rédaction de documents administratifs : acquisition de techniques nécessaires à la rédaction de documents spécifiques tels que rapports, comptes-rendus, notes de synthèses Éléments de candidature Personnes à contacter anne-laure.gaumerais@aviation-civile.gouv.fr
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