Le Responsable administratif a pour mission l'assistanat de l'unité et la suppléance du responsable technique d'établissement. Il vient également en soutien des équipes en cas de besoin vis-à-vis du matériel informatique et peut si besoin assurer les commandes spécifiques de matériel.
01. Poste et Missions
Responsabilités, activités :
- Assurer les commandes de l'unité.
En maîtrisant l'outil e-procurement
Assurer les commandes de l'unité (achat, réception, archivage et traitement des litiges, suivi de la performance fournisseur)
- Assurer l'assistanat général de l'unité
Assurer l'accueil des invités de l'unité et veiller à la mise à disposition de salles et d'EPI visiteurs
Assurer la gestion logistique, l'organisation des divers événements de l'unité
Assurer la gestion des véhicules de services : accès et suivi via l'application.
Gérer les cartes de service provisoires et d'accès de l'unité
- Assurer la gestion administrative
Assurer la relation aux entreprises d'intérim ainsi que l'organisation de l'accueil des agents au sein de l'unité (organisation de l'accueil sécurité, de la remise des cartes provisoires)
Assurer les mises à jour dans l'outil Antilope
- Assurer le traitement du courrier postal : tri, arrivée et départ
Assurer la diffusion des notes et du courrier dans l'application de gestion : réception, transmission, diffusion, affichage et archivage
Faire rédiger des documents, courriers notes, organigramme, trombinoscopes, présentation de l'unité, demandes de mise à jour des délégations de l'unité
Gérer les fiches de mission (signature, archivage) et Commander les voyages des agents
Gérer l'archivage des documents dont il a la responsabilité
Gérer le suivi et la gestion administrative des autorisations locales de conduite ALC et suivi des habilitations métiers
En veillant à la confidentialité des informations dans le respect du RGPD
- Accompagner et gérer le support informatique vis-à-vis des équipements et des agents de l'unité
- Contribuer au maintien opérationnel des matériels de l'unité en venant en suppléance si nécessaire du responsable technique d'établissement pour
- Assurer le maintien opérationnel des matériels
En planifiant la maintenance préventive et la maintenance corrective
En suivant et en enregistrant les interventions
- Assurer la conformité des installations et des équipements aux exigences de sécurité
En inventoriant les équipements soumis à vérifications obligatoires
En contactant l'organisme vérificateur et en accompagnant le contrôleur
En veillant à la complétude des renseignements portés sur le registre
- Garantir le respect de la réglementation vis-à-vis du matériel d'exploitation
En établissant les plans de prévention
En effectuant la mise à jour des protocoles de sécurité
- En classant les documents techniques et ceux relatifs aux interventions Assurer l'accompagnement informatique et bureautique des équipements et des agents
Attribuer des droits au serveur
Assurer les demandes kiosques
Commander et installer le matériel informatique spécifique
Assurer les demandes de réparation PDA ou TRF
- Contribuer à l'efficacité du SMQSE
Suivre le traitement des dysfonctionnements et des non-conformités
Compétences requises :
Maîtrise des ressources Internet, intranet et outils de bureautiques
Maîtrise des outils de commande.
Connaissance du fonctionnement du CSSCT.
Connaissance des locaux et des installations. Connaissance des méthodes de maintenance technique des installations de tous types (plomberie, électricité, mise en place de lisses).
Connaissance des textes légaux et réglementaires relatifs au code du travail, protection de l'environnement, des règles d'hygiène et de sécurité, protection individuelle de sécurité
Formation initiale en méthode et technique de maintenance industrielle.
Réactivité, sens du service rendu, sens des priorités, rigueur, sens de l'organisation,
Sens de l'écoute, diplomatie, Confidentialité.
02. Profil recherché
Catégorie : Maîtrise
Attachement : Plate forme Boissy saint léger avec déplacement sur les sites de Alfortville et de Saint Denis Ornano
Horaires : Horaires collectifs de référence ou horaires variables.
Repos : S D JF
03. Informations complémentaires
Région :Ile de France
Type de contrat :
Durée Déterminée (durée déterminée)
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