Secrétaire suppléante 50% pupea / 50% pole pam toul

Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un(e) Secrétaire à temps complet 100% au sein des Pôle Universitaire de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent (PUPEA 50%) et Pôle de Psychiatrie et de Psychologie clinique de Pont-à-Mousson et Toul, Département Santé Mentale Justice (50%). IDENTIFICATION DU POSTE Fonction : Assistante Médico Administrative ou adjoint administratif FF AMA suppléante à 100% répartie entre deux pôles : ( 50% PUPEA, 50% GO2-GO6-DSMJ). PUPEA : Pôle Universitaire de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent. GO2 GO6-DMJ : Pôle de Psychiatrie et de Psychologie clinique de Pont-à-Mousson et Toul, Département Santé Mentale Justice. Liaisons hiérarchiques : Direction des Ressources Humaines - Médecin Chef de pôle et Praticiens Hospitaliers - Cadre Supérieur de Santé - Cadres de Santé Liaison fonctionnelle : L'équipe pluridisciplinaire Equipe médicale : Médecin responsable d'UF, Praticiens Hospitaliers, Médecins Assistants, Internes Horaires de travail : Horaires de journée : 9h00 - 17h00 Résidence administrative : Centre Psychothérapique de Nancy - Site de Laxou PRESENTATION DES POLES PUPEA : Le PUPEA est un Pôle Universitaire dédié à la Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent, allant de la psychiatrie périnatale à la psychiatrie du jeune adulte (jusqu'à sa majorité). Le PUPEA a une organisation sectorielle sur toute la Meurthe et Moselle SUD et par filières de prise en charge par tranches d'âges de 0 à 18 ans. Il est composé de : - 3 structures d'hospitalisation à temps plein : - L'Unité d'hospitalisation de Pédopsychiatrie à l'hôpital d'enfants du CHRU de Nancy Brabois : - L'Unité d'hospitalisation Horizon - L'Unité d'hospitalisation Les Glacis - Une Unité d'Accueil Familial Thérapeutique Enfants (AFTE) - 6 Hôpitaux de Jour dont un dédié à la prise en charge spécifique parents-bébés - 10 Centres Médico-Psychologiques (CMP) généralistes et de 5 antennes de consultations - 2 CMP dédiés à la petite enfance et 2 CMP pour l'accueil spécifique des adolescents - Centres d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel (CATTP) rattachés aux CMP - Dispositifs spécifiques (consultations spécialisées, urgences) - 3 équipes mobiles GO2-G06 DSMJ : Le pôle est dédié à la psychiatrie adulte (à partir de 18 ans) des territoires Val de Lorraine et Terre de Lorraine. Il inclut également la prise en charge de patients incarcérés dans les établissements pénitentiaires du Grand Est au sein de sa structure de soins (UHSA) sur le site du CPN et dans les centres de détentions de Toul et Ecrouves. Il est composé de : - 4 structures d'hospitalisation à temps plein - Unité 2 - Unité de Psychiatrie de Pont-A-Mousson - Unité 6 Soins Protégés - Unité 6 Soins Libres - 1 unité d'hospitalisation de jour sur le site du CPN - Ancrage - 2 unités d'hospitalisation dédiées au sein d'une même structure pour les patients détenus sur le site du CPN - UHSA (Etage et RDC) - Deux unités ambulatoires pour les patients détenus au sein des centres de détention - DSP de Toul - DSP d'Ecrouves - 3 CMP et CATTP - Pompey - Riolles (Pont à mousson) - Toul - Une équipe mobile rattachée au CMP de Toul - Gestion des urgences : Le pôle intervient sur les urgences du CH de Pont à mousson et de Toul - Psychiatrie de liaison sur le CH de Pont à Mousson et sur le site de Brabois - Un centre de ressource pour les auteurs de violences sexuelles (CRIAVS). - RELAB (Réseau Lorrain Anorexie Boulimie) Catégories professionnelles - Chef de pôle - Praticiens Hospitaliers - Cadre Supérieur de Santé - Cadre de Santé - Infirmiers - Aides-soignants - Psychologues - Ergothérapeutes - Assistants socio-éducatifs - Secrétaires MISSIONS Assurer les remplacements nécessaires (congés, formations et absentéisme) sur l'ensemble des unités afin d'assurer la continuité des secrétariats. 1.Remplacement sur site - Connaitre la loi concernant les patients en soins sous contraintes, s'assurer du suivi des certificats médicaux et des autorisations de sortie dans les délais législatifs et tenir à jour les registres. - Assurer la coordination et la transmission de l'information entre les différents intervenants et partenaires. - Centraliser, planifier les RDV des médecins et/ou psychologues ou autre professionnel du service - Participer à la tenue du dossier du patient (guide du dossier informatisé), - Créer les dossiers des nouveaux patients, saisir les venues ambulatoires (CPAGE), - Veiller au recueil de l'activité du service (RIMPSY), - Être capable de créer des outils et des supports de travail. - Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, comptes-rendus de réunions, tableaux statistiques,). - Saisir les observations et courriers dictés sur dictaphone ou relecture et mise en forme - Participer à différentes réunions cliniques et de fonctionnement, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus. - Assurer les accueils physiques et téléphoniques, les orienter ou les traiter, prise de messages et restitution aux intervenants. - Gérer les réservations de la salle de réunion. - Gérer les commandes de fournitures de bureau, de consommables et autres - Assurer la rédaction des bons Carl pour diverses demandes de travaux et autres. - Se repérer dans l'organisation du Pôle, l'environnement professionnel et la sectorisation. 2.Suppléance à distance - Gérer les appels téléphoniques, enregistrer les demandes de premières consultations - Assurer les ouvertures de dossiers informatisés - Saisir des courriers ou observations - Gérer la messagerie électronique du service 3.Gérer l'archivage des dossiers. Hors périodes de suppléance sur les différents services du Pôle, il sera demandé de gérer l'archivage des dossiers sur les différents secrétariats concernés et cela de manière planifiée, en tenant compte du protocole de référence. Particularités du poste Les remplacements se feront préférentiellement sur le site de Vanduvre pour le Pupea et celui de Pont à mousson/Pompey pour le G02/G06/DSMJ, ce qui n'exclue pas la possibilité de remplacer sur d'autres sites. Les lieux d'affectation sur les pôles seront divers en fonction des congés et absences des secrétaires titulaires. Néanmoins ceux-ci seront connus à l'avance et anticipés (hormis concernant l'absentéisme impromptu). COMPÉTENCES NÉCESSAIRES Savoir : - Maîtriser l'orthographe, grammaire, terminologie médicale - Maîtriser l'outil informatique (Word - Excel - Internet) et les différents supports logistiques (Cariatides, Qualios, Cpage, Intranet, Internet, Outlook), - Maîtriser la prise de notes et sa restitution Compétences relationnelles - Avoir le sens de la communication et de la négociation utile au travail en partenariat - S'inscrire dans une démarche d'équipe, avec dynamisme et solidarité - Entretenir des relations appropriées avec sa hiérarchie (fonctionnelle et organisationnelle) - Faire preuve d'empathie, d'adaptabilité, de tolérance et de réactivité Compétences techniques - Faire preuve d'organisation et savoir prioriser les tâches afférentes au poste - Être à l'aise dans la communication écrite et orale - Être capable de restituer une information fiable - Savoir relayer les demandes - Maitriser l'outil informatique : Word - Excel - Internet - PowerPoint - Avoir une bonne connaissance de l'orthographe et la terminologie médicale - Restitution de lecture de dictaphone fiable Posture professionnelle *Être capable de s'adapter à différentes situations et changements *Faire preuve d'initiative et d'anticipation dans son poste de travail *Faire preuve de disponibilité, de souplesse et d'adaptation *Faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel *Faire preuve de rigueur, de responsabilité et d'autonomie dans l'organisation de son poste de travail en lien avec ses collègues SPECIFICITES DU POSTE Le permis de conduire et un véhicule sont indispensables