Réaliser des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable, ainsi que des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique.
Activités
1) Gérer les activités administratives du laboratoire
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer la gestion administrative et financière des recrutements des stagiaires
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
2) Assurer les activités financières du laboratoire
- Procéder aux opérations d'engagement de dépenses et de liquidation dans les outils comptables dédiés sur les logiciels Sifac et Geslab en appliquant les procédures de gestion
- Suivre les crédits par type de dépenses et d'opérations
- Assurer la gestion financière des dotations de l'unité et des contrats de recherche
- Appliquer les procédures de gestion pour le traitement des commandes et des missions
- Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
3) Effectuer le contrôle des données et le suivi des documents
- Classer et archiver les pièces justificatives et autres documents
- Organiser, alimenter et mettre à jour les tableaux de bord ou de suivi du service administratif et financier
- Sélectionner et diffuser l'information en interne
4) Assurer la logistique du laboratoire
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, conférences, réunions, séminaires)
- Gérer le planning des salles de réunions, du courrier entrant et sortant
Compétences
- Connaissances générales des techniques de gestion administrative
- Rédiger des courriers et documents administratifs simples, maitriser l'orthographe et la syntaxe en français et en anglais
- Savoir travailler en équipe et en toute autonomie
- Savoir planifier, organiser son activité
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique et de gestion des tutelles
- Langue anglaise niveau A2/A1 (CECRL)
Contexte de travail
Le Laboratoire de Physique Théoriques et Hautes Énergies (LPTHE) est une unité mixte de recherche qui dépend de deux tutelles, le CNRS et Sorbonne Université. Le laboratoire regroupe une vingtaine de personnels permanents (chercheurs), des doctorants et post-doctorants en CDD ainsi que des stagiaires, et reçoit régulièrement des visiteurs.
Il est situé sur le campus de Jussieu dans le 5ème arrondissement de Paris, dans un quartier culturellement riche et dynamique, et est facilement accessible en métro, bus, vélo ou RER.
Le ou la gestionnaire travaillera dans une équipe avec un deuxième gestionnaire sous la responsabilité d'un.e supérieur hiérarchique et la directrice de l'unité.
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