Assistant espace info (h/f)

Pres société


Ce poste est placé sous la responsabilité du Responsable de l’Espace Info Aînés – CLIC, Au sein du service des Aînés de la Direction de la Santé et des Solidarités. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers à des fins d’information, d’orientation et une assistance administrative à la gestion des dossiers des bénéficiaires de prestations assurées par le Service des Aînés.


Missions



Mission 1 - Accueil physique et téléphonique



* Accueillir physiquement et téléphoniquement le public (les séniors et leurs proches) et les professionnels
* Informer sur les prestations proposées par le service des Aînés (SAP, CLIC, Animations) et envoyer les infos par mail ou courrier
* Analyser et traiter la demande pour orienter au mieux : vers les collègues du service des Aînés (CLIC, SAP ou autres) ou vers les partenaires (Conseil départemental ou autres…)
* Restituer et hiérarchiser les problématiques auprès des travailleurs sociaux du CLIC et du SAP (demandes de rendez-vous, ouverture de prestation…)
* Traiter la boite mail CLIC: analyser les demandes des usagers avant transmissions éventuelle aux coordonnatrices gérontologiques (rappeler les personnes pour approfondir la demande)
* Tenir à jour les statistiques d’accueil dans le logiciel métier
* Recenser et mettre à jour les informations affichées et mises à disposition au sein de l’Espace Infos Aînés – CLIC

Mission 2- Assistance/secrétariat

SAP (Service à la personne)

* Créer les dossiers papiers des usagers du SAP : contrats, formulaires…
* Gérer les envois de courriers : contrats, courrier d’information
* Créer et mettre à jour les dossiers dans le logiciel métier
* Traiter les résiliations de contrats SAP : archiver les dossiers papiers, clôturer les dossiers informatiques
* Traiter la boite mail SAP en l’absence de la chargée de mission et en lien avec le responsable de l’Espace Info Ainés - CLIC

CLIC

* Créer les dossiers usagers dans le logiciel métier Millésime
* Gérer les courriers de rendez-vous des coordinatrices gérontologiques
* Mettre à jour le « classeur » des partenaires du CLIC (base de données partagées au niveau métropolitain)
* Participer aux comités de pilotage et en faire le compte-rendu en alternance avec l’assistante de la chef de service)
* Mettre à jour la base de données usagers (enregistrement une fois par mois des décès enregistrés sur la commune, participation à l’actualisation de la liste risques exceptionnels)

Mission 3- Gestion administrative/suivi dossiers

* Organiser la logistique des réunions d’information mensuelle (feuille d’émargement, collation)
* Organiser la logistique des actions de communication (participation aux forums et salons : mise à jour des documents mis à disposition des usagers
* Participer aux cellules de crise qui pourraient être déclenchées (canicule, risque sanitaire…)

Spécificités du poste

Temps de travail annuel : 1 607 heures (RTT)

Horaires fixes / Horaires d’ouverture du CCAS

Lieu de travail : 69 rue Bannier - Orléans


Compétences techniques attendues

Avoir une bonne connaissance du réseau gérontologique de la métropole

Avoir une bonne communication écrite et orale

Maitriser les techniques de classement et d’archivage ainsi que les règles et principes de documents administratifs

Maitriser la Bureautique : Word Excel

Savoir informer, renseigner et orienter

Disposer de capacités rédactionnelles

Savoir gérer un public difficile et des conflits

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Savoir hiérarchiser les demandes

Savoir rendre compte à sa hiérarchie


Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être

Être organisé

Avoir une aisance relationnelle

Avoir le sens de l'initiative et être force de proposition

Avoir le sens du service public

Savoir travailler en équipe

Disposer de qualités relationnelles

Faire preuve de rigueur et de discrétion