Sous la responsabilité du Responsable de région (avec un périmètre de deux agences), l'Assistant(e) d'agence (H/F) prend en charge les missions suivantes :
1. Support administratif :
oAccueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et clients
oEnregistrement du courrier entrant et sortant
oÉtablissement et gestion des documents administratifs types (ex : DC4)
oRédaction et envoi des certificats de capacité
oRédaction et suivi des demandes d'arrêtés, DICT
oClassement, archivage et gestion documentaire
2. Ressources Humaines :
oAppui dans la préparation des dossiers d'embauche
oSuivre et organiser toutes démarche administrative en lien avec la gestion du personnel et en collaboration avec le service des ressources humaine (visite médicale, formation, entretiens...)
oRelances internes pour saisie des temps, congés, kilomètres véhicules...
3. Gestion clients & facturation :
oÉtablissement de devis dans l'outil de gestion
oSuivi des devis en lien avec les équipes et relance clients si nécessaires
oOuverture des dossiers clients et création des commandes
oAprès réalisation de la prestation, saisie de l'activité nette en attendant la facturation
oCalculer les révisions de prix en fonction des marchés
oEtablissement de décomptes ou création de modèle de décompte pour les équipes
oSuivi de l'avancement des bons de commande
oÉmission des factures clients, envoi au client ou dépôt Chorus Pro
oSuivi quotidien des factures émises et relances clients
oSuivi des anomalies et pénalités, enregistrement dans l'outil de gestion
oParticipation à la clôture mensuelle
4. Fournisseurs & achats :
oDemande de devis fournisseurs et suivi jusqu'à validation
oCréation des commandes et demandes de création fournisseur dans l'outil de gestion
oSuivi des achats de consommables, équipements du personnel, et locations de véhicules
oSuivi des commandes, relances fournisseurs en cas de retard ou nécessité de SAV
oSuivi des contrats de prestations externes (ménage, benne, contrôles, etc.)
oValidation des réceptions, factures et réalisation des évaluations fournisseurs
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