RESPONSABILITÉS :
Les activités s'articulent autour de mission d'accueil, d'appui et d'accompagnement des activités de la présidence
Il·elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire auprès de la présidence.
Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.
Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...)
Il·elle est garante de la qualité de l'accueil de la présidence.
Mission principale :
Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet
Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions
Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)
Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services internes et/ou externes
Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe
Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d'agglomération...)
Diffusion des informations émanant de la présidence à l'ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication
Organisation d'événements portés par la présidence
Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent
Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences et connaissances requises :
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion
Savoir gérer les aléas
Maîtrise de la communication.
Compétences comportementales :
Sens de l'initiative
Capacité d'adaptation
Réactivité
Capacité à gérer le stress
Sens relationnel, souplesse
Discrétion, réserve, sens de la confidentialité
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Capacité d'anticipation
Sens de l'écoute
Sens du service public
Disponibilité
Diplôme, formation ou expérience requise :
Bac + 2 Secrétariat de Direction
Capacité en langues (anglais notamment)
Contraintes liées au poste :
Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l'activité de la présidence
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