Attaché.e de direction technique (h/f)

Administration et assistanat de la direction technique
- Assistanat de la direction technique, planification de réunions, préparation de l'ordre du jour réunion de régie, et rédaction des comptes rendus
- Gestion de la relation fournisseurs de la direction technique
- Travaille en lien avec l'assistante de direction technique pour toutes les questions logistiques et administratives liées, pré réservation des hébergements pour la saison en fonction du planning prévisionnel, gestion des réservations, et de manière générale pour l'ensemble des activités du service

Planning
- Tenue et mise à jour du planning général d'activités des services techniques, centralise les informations, vérifie le billet de service, identifie et résout les discordances
- Suivi des plannings de salariés permanents et intermittents en collaboration avec les chefs des services technique, et vérification de la conformité avec les règlements de travail avant validation des heures
- Préparation du plan de déplacement des techniciens en coordination avec les chefs de service pour validation, et en lien avec les directeurs techniques/régisseurs des salles d'accueils du Syndicat Intercommunal ou autres lieux

Gestion des personnels des services techniques
- Vérification de la conformité budgétaire et avec le planning des demandes d'engagements formulées par les chefs de service pour les personnels en renforts
- Etablissement, contrôle, calcul et validation des décomptes mensuels de temps de travail des personnels techniques permanents en conformité avec le planning défini, et transmission au service paie
- Gestion et mise à jour mensuelle des tableaux de suivi des temps de travail à occurrences particulières
- Contrôle et établissement des décomptes annuels des temps de travail pour le personnel technique permanent au décompte horaire
- Accueil, conseil des techniciens ou chefs de service, pour toute question relative à l'application des règlements, des décomptes mensuels, ou enregistrements dans le logiciel de gestion des temps (Dièse)
- Expliquer, traiter en première ligne avec les représentants du personnel, toute question relative à l'interprétation des règlements de travail qui serait en désaccord ou mécompréhension
- Mise à jour et suivi de l'organigramme par service

Gestion comptable et suivi budgétaire
- Réalisation et suivi des différents tableaux de suivi budgétaire pour la direction technique (budgets de production, engagements renforts, investissements), et décomptes finaux annuels
- Mise à jour du tableau récapitulatif en matière et personnel par production par saison pour les services décors, costumes et perruques
- Etablissement des estimations budgétaires des tournées, événementiel, location, coréalisation, manifestation diverse (salaires, primes, voyages, hébergements, défraiements...)
- Préparation de l'appel d'offre pour les caristes
- Etablissement et saisie des bulletins de commande qui relèvent de la direction technique, rapprochement et validation des factures « services faits » (caristes, essence, agence de voyage, hébergeurs, prestataires extérieurs...)
- Contrôle avant validation des factures relatives à la mise à disposition de personnel des salles d'accueil dans le Syndicat intercommunal

Suivi des coproductions/locations
- Vérification des mentions techniques dans les contrats de coproduction ou location
- Sur la base du contrat validé, coordination en lien avec l'homologue extérieur pour mise en œuvre :
o déplacement personnel technique, + voyages
o coordination des chargements et déchargements
o transport de la production
o établissement devis personnel si nécessaire
o transmission du décompte final à la comptabilité pour facturation
- Commande des camions
- Préparation des documents douaniers
- Relation avec prestataires extérieurs pour mise à disposition de personnel, établissement BC et validation facture