Secrétaire h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratCDD uniquementService d'affectationUnité de soins pédiatrique HAD sur l'hôpital Robert Debré : située au pré Saint GERVAISPrésentation du service
Le secteur de Pédiatrieest composé de :

- 5 unités de soins

Localisées au Nord Est de Paris en face de l'hôpital Robert Debré, au Sud de Paris sur le site de l'hôpital Paul Brousse, au Sud-Ouest de Paris sur le site de l'hôpital Antoine Béclère, au Nord-Ouest sur le site de l'hôpital Louis Mourier et au centre sur l'hôpital Necker. Chaque unité de soins est sous la responsabilité d'un médecin Pédiatre et d'un cadre paramédical. Les équipes sont composées d'Infirmières puéricultrices et/ou d'infirmières ayant une expérience d'au moins 4 ans en pédiatrie hospitalière, et de 2 secrétaires.

- Une unité coordination de Pédiatrie

L'équipe de coordination est sous la responsabilité d'un cadre paramédical puéricultrice.

Pour la prise en charge pluridisciplinaire des patients, le département clinique Pédiatrie - Obstétrique s'appuie sur des personnels du département Parcours de soins et activités transversales (assistants sociaux, psychologues, diététiciens, )

- L'antenne de Versailles : Localisée dans le 78, composée d'une coordination pédiatrie et obstétrique, une équipe de 3 IPDE, 1 secrétaire et une sage-femme.
Vos missions
Missions générales :

Affectée à une des unités de soins pédiatriques, la secrétaire d'US assure la part administrative de la prise en charge du patient en lien notamment avec la référente d'US et le cadre de santé de l'US, ainsi que l'accompagnement patient et aidant par le biais de la liaison téléphonique. Une part du poste a trait à la délégation des soins aux infirmiers libéraux (idel), en lien avec la cellule libéraux.

MISSIONS PERMANENTES
· Administratif : saisie, organisation, classement et mises à jour de données, informations ou documents de diverses natures (saisie et MAJ de données dans DLK, Orbis, GED patient, courriers entrée/ sortie, mini dossier, ). Rédaction et mise en en forme des notes, documents (CRH, email) et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

· Téléphonie : gestion de la réponse téléphonique ligne interne et de la ligne patients : accueil, accompagnement et orientations des aidants et patients, identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, relance sur les questionnaires de satisfaction, relais circuit des éloges / réclamations. Suivi qualitatif de PEC à J+1.

· Liberaux : gestion des infirmiers libéraux IDEL ; envoi des documents à signer lors d'un nouveau partenariat en lien avec la référente d'US et le cadre d'US; génération et envoi de la feuille de mission, SAP BDC et MIGO et saisie DLK, aide à la résolution d'incidents et suivi administratif en lien avec la Cellule Libéraux.

· Logistique : Gestion de la logistique au domicile du patient : gestion du matériel (commande, retrait ou suspension), contrôle de la facturation en lien avec la mise en place et le retrait du matériel, commandes taxi et ambulances, commandes auprès du magasin des petites fournitures bureau.

· Equipe : établir la liste de staff et présence au staff US, participation au point CAP/COORD, transmissions entre secrétaires et sur l'US si absence.

· Stats / suivi : remplir les différents suivis de l'activité (Rire Médecin, Tableau mouvement, séquentiel, sorties week-end, tableau des entrées et des sorties).

· Organisation des visio consultations ORTIF (prise de rdv, réservation Outlook au médecin, rappel du patient avant la visio).

· Objectifs quali et quanti : être le garant et assurer le suivi d'une activité ou une mission sur le département avec une implication institutionnelle.
Profil recherché
Connaissance de la bureautique: Excel, Word, logiciel métier etc Orbis, Domi Link, Share point, (formation en interne).
Connaissance des pathologies pédiatriques appréciées
Respect de la confidentialité et du secret professionnel
Compétence en communication
Faculté d'adaptation
Sens de l'organisation
Esprit d'équipe et de service public
Disponibilité
Respect des procédures et de la hiérarchie
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailposte de jour en 7h30 amplitude horaire 8h30 17h TélétravailNonVos avantages à l'AP-HPAVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité - Possibilité de parking, stationnement vélos et de place en crèche - Tickets restaurant - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses) - Chèques emploi-service CESU AP-HP
Description de l'hôpitalL'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.Référence de l'offre2