Assistant(e) administratif et immobilier (f/h)

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ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET IMMOBILIER (F/H)

* Temps plein
* Hybrid
* Rue de la Gare 35, 75019 Paris
* 3-5 ans
* 14.11.25

La Direction du numérique recrute : rejoignez-la !

Le ministère de la Justice s’est engagé dans une dynamique de transformation numérique ambitieuse au profit d’une justice plus lisible, plus accessible et plus efficace. L’ambition est de faire du ministère de la Justice un acteur majeur dans le développement de l’administration numérique.

La Direction du numérique définit ainsi, au regard des orientations interministérielles et en lien avec les directions et services, la stratégie de développement du numérique du ministère.

Vos missions

Au sein du secrétariat de direction, rattaché au bureau des affaires transverses (BAT) de la direction du numérique (DNUM), le ou la titulaire du poste prend en charge les missions suivantes :

* Assurer un rôle d’assistant(e) de direction (organisation/anticipation dans la gestion d’agenda, préparation des échéances de la direction et constitution/formalisation voire rédaction de documents et de dossiers…) en relation avec les agents de la direction et des autres services du ministère de la Justice ou des partenaires externes publics ou privés ;

* Maintenir à niveau la qualité du service apporté par le secrétariat (respect des routines de vérification/recueil/transmission d’information, suivi des notes et courriers, mise en place des réunions et rendez-vous, commandes, continuité du service…) ;

* Proposer et mettre en place des améliorations en prenant en compte les bonnes pratiques et les besoins de la direction et des départements/bureaux de la DNUM (organisation et partage de l’information, utilisation de modèles et procédures-type…) ;

* Organiser l’activité de l'état-major (planning, congés, documents administratifs, commande de billets de train ou d’avion, voiture de location, réservation d’hôtel, suivi des frais de déplacements …) ;

* Participer aux actions de communication et d’accompagnement de la DNUM dans le cadre de la conduite du changement : animation et consolidation de la rédaction des supports de communication, organisation d’évènements internes/externes ;

* Participer aux activités classiques d’un secrétariat de direction :
Coordonner la logistique des locaux (préparation, réservation des salles pour les réunions/formations, conférences…) ;

* Réaliser la gestion administrative du courrier (réception, enregistrement dans MESSAGER/DANAE, tri, classement, rédaction, mise sous pli) ;

* Traiter l’information (rédaction des documents en respect des outils informatiques en vigueur, enregistrement, classement, archivage, reprographie, numérisation, recherche, diffusion… ;

* Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (inventaire, préparation de commandes…) ;

* Participer à d’autres tâches afférentes à l’activité de l’état-major et à l’assistance administrative et logistique aux autres agents.



En appui du chef du bureau des affaires transverses, vous jouerez un rôle clé dans l’appui au suivi opérationnel des sujets immobiliers et mobiliers de la DNUM :

- Gestion de la plateforme de ticketing et du système interne de suivi des demandes d’interventions dans les domaines de l’entretien des locaux, de la maintenance du patrimoine immobilier et de la logistique générale ;

- Reporting hebdomadaire des activités et des anomalies constatées, production des statistiques mensuelles (volume, récurrence, délais moyens) et proposition des améliorations de process pour fluidifier la gestion des tickets d’incidents ;

- Recueil, exploitation et traitement des tableaux de mouvements (arrivées/départs) des agents et prestataires DNUM ;

* Votre profil

Intéressé(e) par le fonctionnement de la Justice en France, vous êtes contractuel ou fonctionnaire de catégorie B. Vous justifiez également d'une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire.

Compétences requises

Connaissances

Outils bureautiques - Expertise
Fonctionnement d’une direction - Maîtrise
Fonctionnement d’un secrétariat de direction - Maîtrise
Gestion immobilière et mobilière - Application

Savoir-être

Rigueur et sens de l’organisation - Expertise
Réactivité, autonomie - Maîtrise

Savoir-faire

Gestion d’agendas complexes et sens des priorités - Maîtrise
Rédaction de documents professionnels - Application
Utilisation d’outils numériques - Maîtrise
Discrétion et confidentialité - Expertise

Esprit d’équipe et adaptabilité - Maîtrise
Diplomatie et sens du service - Maîtrise

Avantages

* Restauration d’entreprise à tarif dégressif
* Télétravail jusqu’à 3 jours par semaine
* Mutuelle obligatoire (Intériale)
* Accessibilité en transport (RER E Rosa Parks, T3b, M12 Front populaire, M7 Corentin Cariou puis navette fluviale)
* Parking privatif (vélo, voiture, scooter…)
* Remboursement des frais des transports en communs à hauteur de 75% (selon plafonds fixé)
* Association sportive et culturelle
* Partenariat avec une crèche d’entreprise en Ile-de-France
* Des opportunités d’évolutions (mobilité interne, ascendante)
* Des opportunités de formation allant jusqu’à 3 formations par an
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