Assistant administratif et commercial - alternance h/f

Ecofac Business School, école de commerce et de management au Mans propose des formations en BTS, Bachelor et Mastère en alternance.
Vous recherchez une alternance pour préparer un BTS Gestion des Petites et Moyennes Entreprises.
Nous recherchons pour le compte d'une entreprise partenaire spécialisée dans l'immobilier, un assistant administratif et commercial F/H.

Les missions
Gestion
- Collecter et archiver les données nécessaires à la rédaction des mandats de gestion.
- Collecter les données nécessaires à la validation du dossier locataire et les intégrer dans le logiciel métier.
- Réceptionner et gérer les congés donnés par les locataires.
- Commander les travaux courants demandés par le propriétaire, le gestionnaire et le locataire via le logiciel métier.
- Faire le suivi des travaux commandés et faire les éventuelles factures en référence au mandat de gestion.
- Encaissements des loyers en cas d'absence de la comptable.
- Être en veille sur les réglementations applicables sur le métier de la gestion en lien avec le gestionnaire et le dirigeant.

Location
- Collecter et archiver les données nécessaires à la rédaction des mandats de location.
- Rédiger les mandats de location et les faire signer avec le logiciel dédié le cas échéant.
- Préparer, rédiger, et diffuser les annonces pour diffusion sur les sites Web partenaires, et rédaction de fiche de location.
- Organiser les visites.
- Collecter les données nécessaires à la validation du dossier locataire.
- Rédiger le bail et ses annexes en respectant le contexte législatif, et les faire signer avec le logiciel dédié le cas échéant.
- Faire les factures d'honoraires.
- Réceptionner les fonds et l'attestation d'assurance obligatoire.
- Être en veille sur les réglementations applicables sur le métier de la location en lien avec le dirigeant.

Transaction
- Collecter et archiver les données nécessaires à la rédaction des mandats de vente.
- Rédiger les mandats de vente et les faire signer avec le logiciel dédié le cas échéant.
- Préparer, rédiger et diffuser les annonces pour diffusion sur les sites Web partenaires, et rédiger les fiches de vente.
- Gérer les photos dédiées aux biens.
- Organiser les visites en lien avec le(s) Conseiller Immobilier(s).
- Collecter les données nécessaires à la préparation du compromis de vente en lien avec le(s) Conseiller Immobilier(s).
- Rédiger les compromis et ses annexes en respectant le contexte législatif, et les faire signer avec le logiciel dédié le cas échéant, en lien avec le(s) Conseiller Immobilier(s).
- Suivre le délai de rétractation et les délais des conditions suspensives éventuelles en lien avec le(s) Conseiller Immobilier(s).
- Faire la facture d'honoraires pour le jour de la signature de l'acte authentique.
- Être en veille sur les réglementations applicables sur le métier de la transaction en lien avec le dirigeant.

Copropriété
- Préparer et rédiger les contrats de syndic en lien avec la comptable et la gestionnaire.
- Aider à la rédaction et à l'envoi des convocations des assemblées générales.
- Faire les demandes de devis avec le logiciel métier.
- Traiter les sinistres et petits travaux.
- Commander les travaux courants demandés par le gestionnaire via le logiciel métier.
- Rédiger les éventuelles factures en référence au mandat de syndic ou à la décision de l'assemblée générale inscrite au procès-verbal.
- Encaisser les charges en cas d'absence de la comptable.
- Préparer les pré états datés ou états datés en cas d'absence de la comptable en lien avec le gestionnaire ou le dirigeant.
- Être en veille sur les réglementations applicables sur le métier de la copropriété en lien avec le gestionnaire et le dirigeant

Administratif
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la clientèle.
- Traiter les courriels et les transférer, le cas échéant, à l'interlocuteur concerné.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Assister le dirigeant.

Matériels et locaux
- Maintenir son bureau en état de rangement et de propreté.
- Veiller à ce que l'accueil soit en état de propreté et de rangement.
- Respecter l'outil de travail.
- Tenir les registres de transaction, de gestion et de copropriété en respectant la chronologie.

Organisation générale
- Organiser et classer les dossiers que vous traitez.
- Scanner et/ou intégrer les différentes factures reçues et les affecter aux personnes concernées via le logiciel métier.
- Être force de proposition pour les améliorations du fonctionnement de l'agence.
- Suivre les éventuels tableaux de bord.
- Assister le dirigeant

Pourquoi nous rejoindre ?
- Intégrez un centre de formation à taille humaine où l'épanouissement de nos étudiants est primordial
- Profitez d'un réseau de plus de 2500 entreprises partenaires
- Apprenez aux côtés de formateurs professionnels experts dans leur domaine d'intervention
- Bénéficiez d'une formation en alternance rémunérée (aucun frais de formation ne sera à votre charge)