L'Assistant de direction est une clé du fonctionnement de l'association.
Il accompagne la directrice de l'association afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder.
MISSIONS
Secrétariat et gestion de la vie associative des réunions internes (comité de direction, réunion des cadres, journées d'accueil des nouveaux, journées portes-ouvertes.), du Bureau, du Conseil d'Administration et de l'Assemblé Générale (en lien avec la Secrétaire du Bureau).
Définir un calendrier semestriel.
Organiser la tenue des différentes instances : Ordre du Jour, communication, documents, invitations.
Organiser la logistique des différentes instances / réunions.
Tenir à jour les registres, assurer les déclarations en préfecture, les procédures relatives aux administrateurs, le reporting / suivi des décisions.
Faire circuler l'information au sein des instances associatives.
Organiser les procurations bancaires.
Secrétariat de direction du Président et de la Directrice
Gérer avec optimisation les agenda, planning, organisation de rendez-vous et réunions, suivi des différentes instances.
Rédiger les courriers et gérer les contacts dans le CRM.
Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services internes ou partenaires externes, avec discernement et dans le respect de la confidentialité.
Participer à l'organisation des évènements en lien avec le service communication (invitations, organisation matérielle).
Organiser, gérer et suivre des dossiers transverses.
Astreintes : planning, remplacements, formation, consolidation des Comptes Rendus.
Planning des mises à dispositions de personnel à la Maison de la Veille Sociale.
Distribution de places d'évènements sportifs ou culturels.
Conventions partenariales non financières : suivi, mise à jour, archivage.
Tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers - rendre des comptes, statistiques, suivi des indicateurs.
Tri et archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Formalités liées aux décès des Passagers.
Planning d'utilisation de la flotte des véhicules.
Organiser la fonction accueil
Organiser et superviser l'accueil physique et téléphonique au siège.
Superviser l'agent d'accueil et gérer les remplacements en cas d'absence.
Veiller au bon fonctionnement et à la répartition des salles de réunion, à leur état général.
Veiller à la qualité de vie des équipes du siège ou des équipes venant sur le site.
Contrat à durée indéterminé - Temps plein du Lundi au Vendredi en journée.
Prise de poste : dès que possible
Selon accord d'entreprise :
- Poste Agent de maîtrise
- Niveau de rémunération tenant compte d'une éventuelle reprise d'ancienneté.
- Indemnité mensuelle des métiers socio éducatifs.
- Prime de transport.
- Mutuelle obligatoire (contrat responsable).
Laurence Salvador - Chargée de recrutement.
Minimum BAC+3 / BTS - Assistant de direction
Expérience professionnelle de 8 ans minimum
Confidentialité, discrétion
Ecoute, patience
Anticipation, organisation, respect des délais
Sens des priorités
Diplomatie et pédagogie
Rigueur, méthode
Autonomie
Curiosité
Persévérance
Capacité d'adaptation et de gestion du stress
Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
Maîtrise des outils bureautiques courants et des bases de données
Être force de proposition
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