Assistant.e administratif.ve

Présentation

Le Département d'Ille et Vilaine recrute un.e Assistant.e administratif.ve polyvalent.e pour travailler au sein du service de la commande publique. Le poste se situe dans le quartier de Beauregard, à Rennes.

Au sein de la direction des finances et de la commande publique, le service commande publique, composé de 8 personnes, a pour mission d’assurer la sécurité juridique des contrats, la bonne application des procédures de commande publique et achat de la collectivité, le pilotage, la mise en œuvre et le suivi du Schéma des Achats Socialement et Ecologiquement Responsable (SPASER).
Pour les directions métiers non pourvues de fonctions commande publique, il prend en charge la rédaction et la passation des marchés. Description du poste Fonctions Vous assurez la gestion administrative du service commande publique et venez en appui aux rédacteurs marchés publics et au secrétariat de la commission d'appel d'offres. (CAO) Missions générales Missions liées à l’activité des marchés :
-Administrer la plateforme E-Attestations
-Suivre la complétude des attestations fiscales et sociales des titulaires de marchés via E-Attestations
-Renseigner l’ensemble des indicateurs du SPASER
-Assurer le suivi du circuit de validation des rapports d’analyse
-Assurer l’assistance téléphonique auprès des entreprises pour accéder et utiliser la plateforme de dématérialisation de Mégalis Bretagne.
-Mettre à jour les tableaux de bords : registre des marchés et des avenants de l’ensemble de la collectivité

De manière plus opérationnelle :
-Assister les rédacteurs du service dès la phase de signature des marchés, notification, renseignements dans l’outil de rédaction des marchés, données essentielles via MEGALIS
-Enregistrer les marchés dans la Gestion électronique de documents (Ged) marchés publics
-Venir en appui de l’assistante de la CAO et ou des rédacteurs en cas de surcroît d’activité

Missions d’accueil et de secrétariat du service :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique (secrétariat de la direction en l’absence de l'assistante de la direction)
-Préparer et organiser des réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles).
-Participer à l’organisation du réseau métier, de diverses commissions
-Suivre le budget du service et établir les bons de commande auprès des journaux de publication.
-Tenir à jour le tableau de suivi des plans de charge
-Participation aux différentes tâches et mission du service.

Dans le cadre de la réflexion actuelle que mène le Département autour de la fonction achat, le périmètre de ce poste pourra être amené à évoluer, notamment en ce qui concerne l’appui administratif auprès des rédacteurs du service. Missions spécifiques Spécificités du poste Liaisons fonctionnelles Informations spécifiques offre Internet Entretiens prévus les jeudi 10 ou vendredi 11 juillet 2025 apres-midi.

Pour postuler, nous vous invitons à nous transmettre :
- Votre CV pour découvrir votre parcours professionnel
- Une lettre de motivation pour connaitre ce qui vous anime et vous motive Document complémentaire Profil requis Connaissances - Bonne maitrise des outils bureautiques (word, excel, PPT) et être à l’aise avec la pratique de logiciel métier
- Connaissance en matière de marchés publics appréciée Formation (BTS assistant(e) de direction ou assistant(e) de gestion PME/PMI) ou expérience équivalente Niveau de diplôme Sans Diplôme Aptitudes requises - Organisation et polyvalence
- Discrétion professionnelle
- Capacité à chercher l'information Expériences Expérience souhaitée sur missions similaires d'assistanat : CDI, CDD, Alternance, Stage Niveau d'expérience 1 - 2 ans