Instructrice / instructeur etat civil

Instructrice / Instructeur Etat civil

Missions

Rejoignez l’Aventure à Suresnes ! 🌟

Présentation de la Ville :

Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques.

Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1000 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

Pourquoi Suresnes ?

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.

Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

Votre rôle :

Accueillir, renseigner, instruire et gérer les demandes du public (mariage, naissance, décès…). Assurer le suivi des instructions en matière d’Etat-Civil des diverses administrations.

Vos missions :

💍Enregistrement des déclarations de naissance, reconnaissance, mariage, décès et PAC :

·Assure l’accueil du public ·

·Enregistre, selon le règlement en vigueur, les déclarations et établit les actes

·Constitue les dossiers de mariage et assiste à leur célébration (réunit, vérifie et enregistre les différentes pièces justificatives nécessaires à l’établissement du dossier)

·Tient à jour les registres

·Enregistre et appose les mentions sur les actes informatisés, les registres et les livrets de familles

·Instruit les dossiers de parrainage civil, changement de prénom, de nom et les rectifications administratives

🗂️Traitement des demandes d’actes :

Traite les demandes dématérialisées d’actes (COMEDEC).

🗣️Information/ Communication :

·Réceptionne les appels téléphoniques, informe et conseille les personnes souhaitant des renseignements

·Est l’interlocuteur des administrés et des administrations

·Etablit le planning hebdomadaire et trimestriel des célébrations des mariages pour les Adjoints au Maire

·Envoie à l’INSERM (Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale) les statistiques

·mensuelles des naissances

·Assure la publication des naissances, mariages et décès (presse interne).

🧩Polyvalence :

·Participe à la gestion des cimetières en relation avec les conservateurs des cimetières (gestion des vacations de police)

·Participe lors des scrutins électoraux à l’organisation des élections

·Peut participer à la création et à la mise à jour informatique de maquettes, de procédures et de documents destinés à l’Etat Civil.

Profil

Formation : Il n’y a pas de formation particulière pour occuper le poste, le suivi de formations en interne et en externe est indispensable.

Vos connaissances : Connaissances de l’instruction générale de l’Etat Civil (IGREC), des différentes circulaires en matière d’Etat-Civil et de la législation funéraire

Vos compétences pratiques :

1. Connaissance des procédures
2. Utilisation des outils de bureautique informatique (Word / Excel) et des progiciels métiers Mélodie et Requiem

Vos qualités personnelles :

3. Bonne communication,
4. Sens pédagogique,
5. Organisation,
6. Grande rigueur,
7. Sens de la confidentialité,
8. Disponibilité