Un assistant ou une assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.
Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.
Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.
Découvrez les offres d’emploi et venez nous rejoindre !
Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction auprès de la Direction Générale des Services – Site de Bordeaux, Limoges ou Poitiers. Missions / conditions d'exercice Missions principales
- Assurer le secrétariat de la Direction générale des services, la gestion des agendas en hiérarchisant les priorités, la circulation de l'information et la représentation de premier rang de la Direction générale
- Préparer les éléments de dossiers, les rendez-vous et les interfaces avec les secrétariats des partenaires extérieurs

Activités principales
- Gérer l’agenda et les emplois du temps quotidiens du-de la Directeur-rice Général-e des Services (DGS) et du Directeur Général Délégué (DGD) : prise de RDV, courriers, e-mails, congés, etc.
- Suivre le circuit des notes et des parapheurs
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil physique des rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DGS (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
- Effectuer la coordination entre le DGS-DGD, le Cabinet, les Pôles et les autres collectivités : assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de rendez-vous

Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin
- Organiser les réunions et déplacements de l'Inspection Générale des Services
- Assurer la continuité de service public
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Moyens mis à disposition
- Matériels et équipements dédiés au métier exercé
- Matériels de bureautique
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

Spécificités du poste
- Encadrement : non
- Déplacements hebdomadaires sur le site de Bordeaux Profils recherchés Savoirs
- Environnement juridique, financier et administratif de la collectivité
- Procédures administratives et juridiques relatives au domaine d'intervention
- Techniques rédactionnelles

Savoir-faire
- Maitriser les outils informatiques et bureautiques
- Rédiger des documents professionnels de qualité
- Elaborer et actualiser des tableaux de bord
- Travailler en équipe, en transversalité et en multisite
- Alerter et rendre compte de son activité
- Se tenir informé-e des évolutions réglementaires
- Organiser son travail et respecter les délais

Savoir-être
- Capacités de communication écrite et orale, écoute
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Rigueur, méthode
- Autonomie, réactivité et adaptabilité
- Confidentialité, discrétion professionnelle
- Sens du service public
- Capacité d'anticipation