Responsable administratif.ve (h/f)

PARIS (12e) - JARDIN D'AGRONOMIE TROPICALE DE PARIS
CDD de 7 mois (remplacement congé maternité) - À partir de septembre 2026

- Missions

En tant que Responsable administratif.ve, chez Econovia, vous serez rattaché.e à la Directrice de l'agence, vous jouerez un rôle central et structurant dans la gestion du pôle supports de l'agence. Vos missions incluront :

1. GESTION ADMINISTRATIVE & COMPTABLE (40%)
- Gestion administrative générale (documents, accès, obligations légales)
- Relations avec le cabinet comptable
- Gestion de la comptabilité fournisseurs et clients
- Pilotage de la trésorerie et des règlements
- Mise à jour de tableau de pilotage financier
- Reporting financier mensuel auprès de la Direction
- Gestion des relances clients et des impayés
- Mise à jour des documents administratifs

2. GESTION RH & INTERNE (20%)
- Suivi & appui à l'organisation du temps de travail des équipes en fonction des projets
- Contrôle de la paie préalablement établie par l'assistante de gestion RH en lien avec le gestionnaire de paie dédié
- Rédaction des contrats de travail et avenants
- Gestion des absences
- Formalisation et amélioration des process internes et des bonnes pratiques de l'agence
- Suivi et organisation des formations, lien avec notre conseillère OPCO

3. MANAGEMENT (15%)
Vous supervisez, tout au long du contrat, une assistante de gestion et RH dont les missions seront principalement :
- Accompagnement sur le respect des process
- Administratif : Contrôle du travail de préparation des devis, factures clients et factures fournisseurs
- RH : Contrôle de la préparation des payes, des contrats de travail, documents de sortie le cas échéant.. etc

4. APPUI A LA DIRECTION (15%)
Appui à la Directrice de l'agence pour des demandes simples de type
- Prise de rdv
- Réservation de salle ou restaurant
- Tenue d'agenda
- Elaboration de courrier juridique
- Suivi de dossiers
- Aide à la gestion du tiers lieux (réservation, séminaire, contrat location, suivi des échéances, quittances de loyer..etc)

5. GESTION COMMERCIALE (5%)
- Vérification et relecture des propositions commerciales en phase prospection
- Elaboration de tableaux budgétaires par projet
- Veille commerciale notamment sur les appels d'offres publics

6. LOGISTIQUE (5%)
- Gestion et suivi des achats et prestataires supports
- Gestion du parc matériel informatique et télécom

Une période de passation d'un mois est prévue avec la titulaire du poste afin de faciliter la prise en main des dossiers et outils.

- Profil recherché

Nous recherchons un(e) Responsable administratif(ve) capable de s'adapter rapidement à l'environnement d'agence de communication
Le/la futur.e Responsable administratif(ve) aura

Formation :
Diplôme de niveau Bac + 5

Expérience :
5 ans d'expérience minimum sur un poste administratif polyvalent incluant comptabilité et RH

Compétences techniques :
- Solide expertise en gestion administrative
- Forte connaissance en RH
- Maîtrise des outils informatiques (pack office), des différents logiciels (Malibou, Pennylane..etc) et environnement Google (drive partage, mail, agenda)
- Solide compréhension des enjeux de l'Économie Sociale et Solidaire, du développement durable et de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).

Compétences humaines :
- Sens de l'organisation, rigueur, et gestion des priorités.
- Excellente capacité à communiquer.
- Leadership naturel et aptitude à manager.
- Sens de l'écoute notamment en RH envers l'ensemble des collaborateurs

- Avantages :
- Télétravail 1 à 2 jours / semaine
- Intégrer une aventure au sein d'une agence pionnière dans la communication responsable ;
- Participer à des projets à fort impact social et environnemental.
- Travailler au cœur du Bois de Vincennes, dans le Jardin d'Agronomie Tropicale de Paris, dans un cadre de travail flexible et bienveillant.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Elaborer, suivre et piloter un budget,Présenter un budget,Superviser la gestion financière

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Conseil en relations publiques et communication

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Econovia est une agence de communication engage depuis 2009, experte des transitions cologique, citoyenne et socitale. Elle accompagne les acteurs impact dans leur communication avec une approche globale 360. Parmi ses expertises : Conseil & Stratgie Responsables, Relations Presse & E-influence engages, Branding & Identit durables, Campagne & Publicit thiques. Agence au service du secteur de l?Economie Sociale et Solidaire (ESS), de la responsabilit socitale des entreprises (RSE)