Poste et missions :
* Présentation du poste
Placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Déléguée Territoriale Arc Méditerranéen, vous travaillerez au sein de l’équipe présente sur le site d’Uzès. En qualité d’assistant·e administrative rattaché·e directement à la déléguée territoriale, vous réalisez à 80% des tâches administratives et 20% accueil du public.
Activités principales
• Sur les tâches administratives, vous :
- Facilitez et fluidifiez la vie courante des agents sur site :
Réservation des espaces de réunions et d’échanges en lien avec les responsables d’activités, mais aussi des moyens de transport et hôtels nécessaires aux déplacements des agents
Réalisation de la gestion du courrier et la réception des colis,
Participation à la vie courante du site et de la DT ArcMed (préparation des salles lors des réunions, transport d’agents, ...)
- Participez à l’aspect logistique du site :
Réalisation d’une veille sur les véhicules et information au responsable du pool de toutes anomalies, problèmes, pannes détectés Gestion des inventaires en lien avec les responsables d’activités Réalisation du suivi des stocks (fournitures, produits entretien…), participation au suivi des stocks en lien avec les équidés et l’entretien du site
- Participez à la mise en place de la bibliothèque du site
Mise en place de l’organisation et de la gestion logistique de ce centre de ressources documentaires en lien avec les autres bibliothèques de l’Institut
• Sur les tâches d’accueil du public, vous :
Répondez aux sollicitations par email de la boite standard, redistribuez le cas échéant aux interlocuteurs concernés
Réalisez l’accueil téléphonique du site d’Uzès : informez sur les missions de l’Institut, l’activité du site et la délégation territoriale, orientez les personnes selon leur demande, leur besoin.
Réalisez l’accueil physique du public sur le site d’Uzès : fournisseurs, prestataires, clients, stagiaires, autres usagers : orientez les personnes selon leur demande, leur besoin et le motif de leur visite.
Champ relationnel du poste
En interne
• Agents de la DTArcMed et du site d’Uzès
• Déléguée Territoriale Arc Méditerranéen
• Responsable opérationnelle du site
• Chargée de communication
En externe
• Usagers du site
• Fournisseurs/ prestataires/ livreurs
• Organisateurs de manifestations
Compétences requises pour le poste
Niveau d’études : niveau 3 – CAP secrétariat (ou similaire)
Expérience : 2 ans d’expérience sur poste similaire
Savoir-faire :
- Vous savez très bien utiliser les outils informatiques (pack office, boite email…)
- Vous avez une très bonne expression orale et écrite en français - Vous savez vous organiser et avez le sens des priorités
- Vous savez adapter votre discours à votre interlocuteur
Savoir-être :
- Vous êtes autonome tout en sachant faire remonter les informations pertinentes à votre supérieur
- Vous disposez d’une bonne aisance relationnelle
- Vous faites preuve de discrétion dans votre travail
Conditions particulières de travail
Ce poste ne donne pas accès au télétravail
Rejoindre l’Institut c’est bénéficier de :
Ticket restaurant d’une valeur faciale de 7.62€ pris en charge à 50% par l’Institut
25 jours de congés 20 jours de RTT
Mutuelle Mercer avec participation de l’employeur et option famille
Chèques-vacances : bonification employeur minimale de 25% de l’épargne
Forfait mobilité durable
Possibilité d’autorisations d’absences spéciales (en cas d’enfants malades notamment)
Possibilité de se garer facilement et gratuitement
Candidature
Composition du dossier de candidature
- Pour l’ensemble des candidats un CV et une lettre de motivation
- Pour les fonctionnaires : Les trois derniers entretiens professionnels, Le dernier arrêté de situation administrative, La notification RIFSEEP.
Date limite de candidature : 18/06/2025
Si le dossier de candidature est incomplet à la date limite de candidature indiquée, la candidature ne sera pas étudiée.
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