Description du poste
Démarrage au lundi 1er décembre
En tant qu’Assistant.e Office Manager, tu seras un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau marseillais. Ton rôle consistera à créer un environnement de travail agréable, organisé et productif. Tu participeras activement à la gestion administrative du bureau, à la coordination des prestataires et à la gestion des processus RH. En collaboration étroite avec notre Head of Office Manager basée à Paris, tu seras responsable de l’accueil des nouveaux collaborateurs et de l'organisation des événements internes
Missions
* Optimiser l’environnement de travail : Assurer que les besoins matériels et logistiques des équipes soient anticipés et gérés de manière efficace (fournitures, gestion des espaces, outils informatiques, etc.).
* Assurer une excellente gestion des prestataires : Collaborer avec nos fournisseurs (ménage, internet, bailleurs…) pour maintenir des relations fluides et garantir une prestation de qualité.
* Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs : Mettre en place un onboarding de qualité pour assurer une expérience fluide et chaleureuse dès le premier jour (welcome book, installation des postes de travail, gestion administrative des accès).
* Coordonner la vie du bureau : Organiser les événements internes qui favorisent la cohésion et l’engagement des équipes (apéro, soirées spéciales) et gérer l’envoi/réception du courrier et des commandes.
* Suivre les processus administratifs RH : Contribuer à la gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs (onboarding/offboarding), gérer les parcs informatiques (majoritairement Apple) et téléphoniques, ainsi que la flotte de véhicules pour Marseille et la région.
Qualifications
Profil recherché
* Capacités organisationnelles et autonomie :
Tu es autonome, rigoureux/se, et organisé.e, avec un excellent esprit d’analyse. Tu sais gérer les priorités efficacement tout en maintenant un haut niveau de précision dans ton travail.
* Confidentialité et fiabilité :
Tu as le sens de la confidentialité et la capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.
* Maîtrise des outils informatiques :
Tu maîtrises le Pack Office et tu connais bien le fonctionnement de MacOS. Ton aisance avec les outils informatiques te permet de gérer divers systèmes et équipements (parc informatique, téléphonie).
* Compétences en communication :
Tu possèdes un excellent niveau d’expression orale et écrite en français. La maîtrise de l’anglais est un atout supplémentaire pour ce poste.
* Résolution de problèmes et prise d’initiatives :
Tu es capable de résoudre des problèmes complexes de manière autonome et tu n’hésites pas à prendre des initiatives pour améliorer les processus ou apporter des solutions innovantes.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.
Remarque : La description de poste ci-dessus est un aperçu général et peut être modifiée en fonction des besoins spécifiques et des priorités de l'organisation.
Informations supplémentaires
Processus de recrutement
* Call RH avec Lola (Talent Acquisition Specialist)
* Entretien avec Varsha (Office Manager)
* Envoi et préparation du Business Case
* Présentation du Business Case auprès de Sabrina (Head of Office Manager) et Varsha
* Last call de validation Jules (Regional Director)
Perks
Remboursement à hauteur de 50% du pass transport
1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)
️ Des tickets restaurants à hauteur de 8€
Un ordinateur portable
Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)
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