Assistant de direction h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationDirection qualité, gestion des risques, expérience patientsPrésentation du service
Les Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis sont constitués des Hôpitaux Avicenne (Bobigny), Jean-Verdier (Bondy) et René-Muret (Sevran). Quelques chiffres caractérisent ce Groupe (2019) : 1275 lits et places, 3700 personnels non médicaux, 450 personnels médicaux seniors, 36 000 séjours en Hospitalisation complète, 38 000 séjours en hospitalisation partielle, un budget d'exploitation de 388 millions d'euros. Le candidat sera chargé du secrétariat de la direction de la qualité, gestion des risques et expérience patient (50%) ainsi que de la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital (50%).

Les champs d'activités couverts dans sa mission sur la direction qualité sont :

La qualité et la gestion des risques
Les droits des patients et les relations avec les usagers
La radioprotection
Le service social des patients (pour les activités gérées par la Directrice)

Les champs d'activités couverts dans sa mission sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations ville-hôpital sont :

Les projets confiés à la direction des opérations
L'accueil, le standard, les bureaux centraux des rendez-vous,
La cellule de gestion des lits
Les archives médicales
Unité Ville Hôpital
Vos missions
Missions générales sur la direction qualité, gestion des risques et expérience patient

L'assistant de la direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.

Missions principales :

- Appui à la fluidité du fonctionnement de la Direction
- Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
- Accueil physique des usagers et du personnel
- Gestion des agendas et organisation des réunions et des instances qualité (CSTH, COVIRIS, CASQ, CGEI RU etc.)
- Saisie et mise en forme de documents
- Archivage de documents dans le réseau qualité (éléments de preuve)
- Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
- Tri du courrier
- Commandes de fournitures (logiciel NSI)
- Plan d'équipement
- Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité
- Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la Direction
- Contribuer à la gestion des SSE (actualisation espace teams cyber résilience, organisation cellule de crise etc.)
- Contribuer à l'organisation et à la logistique de la visite de certification du GHU et des visites à blanc
- Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note)
- Réaliser l'interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.)

Missions générales sur la direction des opérations, du parcours patient et des relations Ville-Hôpital

L'assistant de direction organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Missions quotidiennes :

- Gestion des agendas et organisations des réunions
- Optimisation des agendas
- Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime)
- Accueil téléphonique et prise de rendez-vous des directions
- Accueil physique des usagers et personnels
- Prise de notes
- Saisie et mise en forme de documents
- Tri du courrier
- Classement
- Assurer les commandes de fournitures (logiciel NSI)
- Assurer le suivi technique et le traitement de dossiers spécifiques de la direction
- Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets de la direction (PFE, NJVR) : création d'un outil de suivi des projets, gestion
quotidienne de l'outil en lien avec le Directeur des opérations ou son adjoint
- Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction des opérations en apportant un soutien dans leur organisation et suivi (convocations, reprographie, diffusion, prise de note et compte rendu).
- Réaliser l'interface avec les directions supports pour le compte des directeurs (SMAX support informatique, SAPHIR services techniques, etc.)
- Mettre à jour semestriellement l'annuaire des partenaires
- Assurer le suivi de l'annuaire des partenaires de Ville-Hôpital

Profil recherché
Savoir-faire requis

*Utiliser les outils bureautiques
*Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
*Savoir accueillir les usagers, professionnels
*Renseigner les interlocuteurs
*S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
*Préparer et organiser des réunions
*Travailler en équipe
*Organiser et prioriser les activités de secrétariat
*Traiter l'information (collecter, mettre à jour) et définir un plan de classement
*Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes)
*Organiser les plannings
*Réaliser la gestion administrative du courrier
*Rédiger des documents internes et les proposer au Directeur pour validation
*Organiser des déplacements professionnels conformément aux procédures internes

Connaissances associées

*Outils bureautiques et normes rédactionnelles
*Gestions administratives
*Méthodes de classement et d'archivage
*Modalités d'accueil
*Techniques de prise de notes
*Techniques de numérisation
*Utilisation d'outils collaboratifs (plannings partagés, conférences téléphoniques)

Qualités requises

*Sens de l'organisation, rigueur
*Capacités relationnelles et de communication
*Aptitude à travailler en équipe
*Capacité d'anticipation
*Capacité d'adaptation
*Disponibilité
*Respect de la confidentialité
*Esprit d'initiative

Prérequis souhaités

*Bonne connaissance de l'outil informatique et des logiciels de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet, Intranet)
*Connaissance de l'organisation et de la gestion hospitalière
*Une expérience de travail en équipe de secrétariat est souhaitée
*Une expérience en secrétariat de direction est souhaitée
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail8h30-18hTélétravailNonVos avantages à l'AP-HPRemboursement titre de transport à hauteur de 75%, restaurant d'entreprise, crèche d'entreprise, formations, salle de sport
Description de l'hôpitalSitué à Bobigny (93), l'hôpital Avicenne exerce une triple mission de soins, de recherche et d'enseignement. Il est orienté vers deux axes forts: la cancérologie (avec un centre expert onco-thorax, un centre spécialisé en hépatologie) et la prise en charge médico-chirurgicale de l'obésité. Il propose une prise en charge complète dans toutes les spécialités médicales. Référence de l'offre2