Au sein de la collectivité, sous l'autorité de la direction générale, vous serez chargé(e) de :
o Gérer le standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation des appels vers les différents services, primo renseignements. Gérer la boîte mail générale de la collectivité.
o Accueillir le public, orientation, primo-renseignements.
o Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports,) tri, classement, archivage, numérisation.
o Mettre à jour le fichier du personnel
o Rédiger les actes administratifs liés à la carrière des agents.
o Constituer les dossiers liés à la carrière (caisses de retraite, CAP, comité médical, CDR ...)
o Suivre les compteurs (Congés, Heures récupérables etc).
o Vérifier et traiter les demandes de prestations d'action sociale
o Répondre aux demandes de stage, aux candidatures diverses.
o Gérer les consommables (cartouche d'imprimante, papier) et les achats courants de fournitures de la collectivité.
Pour le compte du programme LEADER; vous appuierez la chargée de mission LEADER dans le cadre du programme de financement européen porté par la collectivité :
Participer au fonctionnement du programme :
o Secrétariat des instances de gouvernance du programme (préparation des dossiers de séance, convocations,) rédaction de compte-rendu, notification des décisions, suivi des conventions...)
o Appui auprès de l'équipe technique.
Assistance au suivi administratif et financier du programme :
o Instruction administrative et financière des dossiers (appui aux porteurs de projet sur la complétude des dossiers, respect des règlements et des marchés publics, montage des plans de financement, saisie sur les logiciels OSIRIS,/ ECO PAC, transmission Service référent, rédaction de courriers, ...)
o Pré-instruction des demandes de paiement en lien avec les co-financeurs et l'autorité de paiement (collecte et vérification des pièces, vérification de la complétude de la demande d'aide, relance auprès des porteurs de projets.
o Suivi des contrôles, le cas échéant.
o Régularisation et archivage des dossiers
Réunions ponctuelles en soirée (environ 6/an)
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Suite Office
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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