Responsable administratif de composante h/f

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.


En janvier 2021, l'Institut des Sciences et Techniques compte 5300 étudiants répartis sur 3 sites, St Martin, Neuville et Gennevilliers. Avec 8 départements d'enseignement (Mathématiques, Physique, Chimie, Informatique, Biologie, Géosciences, Génie Civil, Génie Electrique), 1 unité de formation d'anglais, 12 laboratoires de recherche et 4 plateformes technologiques, il propose une offre de formation diversifiée et de qualité s'appuyant sur des équipes de recherche en phase avec l'industrie et les entreprises.
L'institut des Sciences et Techniques fait désormais partie de la CY Tech, grande école en sciences, ingénierie, économie et gestion qui porte les filières ingénieurs.

L'Institut des Sciences et Techniques compte 260 enseignants, enseignants -chercheurs et 84 personnels administratifs et techniques.


Mission

Le responsable administratif est chargé de :

-participer à l’élaboration de la politique de la composante et d’assurer la mise en œuvre des orientations stratégiques définies par le directeur et le conseil

-administrer et coordonner les affaire générales et institutionnelles

-gérer les ressources humaines, la préparation et l’exécution du budget en dépenses et en recettes

-veiller à la bonne organisation des activités de formation et de recherche de la composante et de sa contribution à l’école magistrale et doctorale CY Tech et de son école d’ingénieurs

-planifier la mise en œuvre des ressources matérielles, veiller au respect des règles de santé et de sécurité au travail, réviser le DUERP annuellement

-organiser la qualité des données au sein du système d’information

-piloter l’organisation des événements et mettre en œuvre des actions de communication interne et externe

-contribuer à la coopération entre la direction de la composante, les départements et unités de recherche, la direction administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech, ainsi que les services centraux

1- En matière d’encadrement :

-Animer et coordonner l’équipe administrative et technique affectée à la direction, dans les départements et les unités de recherche

-Définir l’organisation administrative, programmer et évaluer l’activité

-Définir les objectifs individuels, superviser les missions, procéder à l’évaluation professionnelle des collaborateurs directs, définir leurs besoins de formation et les accompagner dans leur parcours professionnel

-Assurer le lien fonctionnel avec les personnels de l’école magistrale et doctorale dédiés à l’institut

2 - En matière de pilotage :

-Assurer le bon fonctionnement de l’institut en collaboration avec le directeur de composante

-Impulser et piloter les projets de transformation et favoriser la conduite du changement au sein de l’institut

-Participer à l’élaboration de l'ordre du jour et des documents présentés en conseil d’institut

-Superviser la bonne organisation du soutien à la recherche, à l’innovation aux relations avec les entreprises et aux relations internationales

-Animer et veiller à la mise en œuvre de l’amélioration continue de la qualité et au contrôle de gestion

-Assurer l’interface et la représentation de l’institut avec les services centraux et communs de l’université

-Suivre l’élaboration et l’application des conventions

-Administrer et actualiser les sites internet et intranet de l’institut avec le chargé de communication

3- En ce qui concerne la formation tout au long de la vie :

-S’assurer de la bonne organisation des missions d’accueil des étudiants, apprentis et stagiaires et de soutien à la formation, selon un calendrier annuel et en lien, pour ce qui la concerne, avec la directrice administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech

-Coordonner la journée portes ouvertes, les prérentrées, la semaine d’intégration, les évaluations des connaissances et des compétences, ainsi que les évènements de l’institut

-Contribuer aux mesures de sûreté et de prévention des actes de violence organisées par l’établissement

-Organiser la mise à jour fiable dans les délais impartis des systèmes d’information nationaux (Parcoursup, MonMaster, Insersup) et d’établissement (e-candidat, APOGEE, CELCAT, ENT)

4 - En matière de ressources humaines

-En associant le directeur et les responsables fonctionnels (responsable de département ou directeur d’unité de recherche) et en lien avec la direction des ressources humaines, contribuer au recrutement et à l’évolution de la situation individuelle des personnels BIATSS ;

-Accueillir et accompagner administrativement les personnels titulaires et contractuels chargés d’enseignement

-Assurer le recrutement des vacataires chargés d’enseignement et de surveillance

-Veiller à la prévision et au suivi de la charge d’enseignement, en lien, pour ce qui la concerne, avec la directrice administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech

5 – En matière financière :

-Participer à l’élaboration du budget, préparer et participer avec le directeur au dialogue de gestion et en lien, pour ce qui la concerne, avec la directrice administrative de l’école magistrale et doctorale CY Tech ;

-Organiser le pilotage frugal de la dépense et la facturation régulière des recettes

-Assurer le suivi budgétaire de la masse salariale

-Préparer avec le directeur, soumettre au conseil et appliquer les tarifs des formations

6- En matière de sécurité :

-Contribuer et participer à la mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité au travail de l’établissement

-Désigner les assistants de prévention en associant leurs responsables fonctionnels

-Mettre à jour annuellement le document unique d’évaluation des risques en lien avec les assistants de prévention.

-Participer à la gestion des situations de crise


Profil

Connaissance, savoir :

Connaître le système universitaire et du système éducatif et le statut de la fonction publique

Savoir assurer le rôle de conseil ou d’aide à la décision

Savoir organiser les services et planifier l’activité

Savoir conduire et animer les équipes

Savoir élaborer des choix stratégiques et les argumenter

Savoir estimer les besoins

Savoir conduire une structure et des projets en fonction des enjeux de l’établissement

Savoir déléguer et évaluer

Savoir transmettre ses connaissances

Savoir assurer une veille

Savoir représenter l’institution

Connaître la réglementation financière et budgétaire

Connaitre les règles de santé et de sécurité au travail

Qualités :

Avoir des capacités à développer une vision stratégique

Être force de proposition

Qualités relationnelles, écoute, disponibilité et discrétion

Savoir prendre des initiatives et être autonome

Être réactif, avoir le sens de l’anticipation

Faire preuve de rigueur et de constance

Conditions de travail :

📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)

🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

🎓 Politique de formation interne développée

📍 Poste basé sur le campus de Saint Martin à Pontoise (95)

🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération :

* Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE).