L'Institut de Formation des Métiers de la Santé recherche une secrétaire pour un remplacement.
Le poste est à pourvoir à compter du 18 août 2025.
DEFINITION DU POSTE :
Organiser pour un responsable hiérarchique ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, etc.)
LES ACTIVITES DU METIER ET DU POSTE:
Accueil téléphonique et physique des usagers
Collaboration - gestion administrative liée aux activités de la Direction:
- Gestion planning
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des réunions de direction
Collaboration-gestion administrative liée aux activités de formation
- Gestion administrative des dossiers des apprenants
- Gestion administrative des stages
- Gestion des instances des réunions
- Gestion des bases de données, des archives et des procédures administratives.
Participation à la gestion budgétaire des instituts
Participation à la gestion des parcours des apprenants
- Accidents de travail
- Attestations de présence
Participation à la démarche qualité
Communication
LES COMPETENCES REQUISES:
SAVOIRS
Connaitre l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement
Avoir des connaissances en droit hospitalier
Avoir des connaissances en termes de communication et de relations interpersonnelles
Connaitre la règlementation, les protocoles et les procédures en vigueur dans l'établissement
Connaitre les principes du système qualité
Terminologie pédagogique
Règlementation
SAVOIRS FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports relatifs à son domaine de compétences
S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler sur informatique en utilisant les différents outils bureautiques, les outils de communication
Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes
Définir, utiliser et adapter un plan de classement et d'archivage
Maîtrise de la prise de note
Maîtrise de la communication
Maîtrise des logiciels informatiques et métiers
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